Alamboga Internusa, un distributeur alimentaire basé à Bali, a modernisé ses opérations en remplaçant des systèmes obsolètes par Odoo ERP pour surmonter les défis des processus manuels et des flux de travail fragmentés. Cette étude de cas met en lumière comment une plateforme Odoo entièrement intégrée—couvrant les ventes, les achats, l'inventaire, la comptabilité, les ressources humaines et la fabrication—a permis à Alamboga de rationaliser les processus, d'assurer l'exactitude des données et de construire une base évolutive pour une croissance future.
- Nom de l'entreprise : PT Alamboga Internusa
- Industrie : Distribution Alimentaire (Ingrédients Importés de Haute Qualité)
- Emplacement : Denpasar, Bali, Indonésie
- Taille de l'entreprise : ~200 employés
- Échelle actuelle : 7 entrepôts à Bali, servant les marchés indonésiens et expatriés
- Temps de mise en œuvre : Mise en service janvier 2018 (stabilisé après 1 an)
- Systèmes mis en œuvre : Ventes, Achats, Inventaire, Comptabilité, Employé, Fabrication, Congés, Présence
D'entreprise familiale à distributeur alimentaire leader
PT Alamboga Internusa (« Alamboga ») a été fondée en 1990 en tant que l'une des premières entreprises à importer des produits alimentaires de qualité en provenance d'Australie et de Nouvelle-Zélande directement à Bali. Commencant avec seulement huit employés et deux camions réfrigérés, l'entreprise a soutenu l'industrie hôtelière et de restauration naissante de Bali pendant les premières années du développement touristique.
Près de trois décennies plus tard, Alamboga est devenue un distributeur de confiance avec plus de 200 employés, sept entrepôts et des partenariats avec des fournisseurs de plus de 20 pays.
Sa mission reste claire : livrer des produits alimentaires de la plus haute qualité aux marchés du tourisme et des expatriés en Indonésie tout en favorisant une coopération à long terme et durable avec des fournisseurs mondiaux.
Mais avec l'échelle est venue la complexité. À mesure que les commandes, les entrepôts et les relations avec les fournisseurs se multipliaient, le système comptable hérité de l'entreprise ne pouvait plus suivre. Les opérations sont devenues cloisonnées, les processus ont ralenti et les équipes ont eu des difficultés avec les inefficacités.
En 2017, la direction a réalisé qu'il était temps de numériser complètement les opérations avec un ERP moderne.
La migration vers un avenir numérique devient le principal défi
Lorsque Alamboga a décidé de passer à Odoo ERP en 2018, le plus grand défi n'était pas seulement technologique mais aussi culturel. La transition nécessitait un changement complet d'état d'esprit alors que les employés s'éloignaient des systèmes hérités familiers vers des flux de travail numériques intégrés.
La mise en œuvre du suivi par numéro de lot pour de grands inventaires s'est également avérée difficile, et la résistance aux nouveaux processus a ralenti l'adoption. Sans un système unifié, des départements comme les ventes, les achats, les stocks et la comptabilité travaillaient en isolation, créant des frictions et limitant la visibilité à travers l'entreprise.
Plus précisément, l'entreprise a été confrontée à trois obstacles critiques :
- Suivi d'inventaire complexe : Gestion de milliers d'unités de gestion des stocks (SKU) à travers sept entrepôts avec un suivi par lot pour des denrées périssables importées
- Résistance à l'adoption par les utilisateurs : Le personnel habitué aux processus manuels a résisté aux nouveaux flux de travail numériques
- Silos de données : Les équipes de vente, d'achat et de comptabilité opéraient indépendamment, causant des retards et des erreurs
Odoo comme colonne vertébrale centrale pour résoudre le défi
En partenariat avec Portcities, Alamboga a mis en œuvre une solution ERP Odoo complète pour remplacer son ancien système comptable et unifier toutes les opérations clés sous une seule plateforme.
Les modules Odoo clés utilisés sont :
- Ventes (gestion des commandes et des clients)
- Achats (relations avec les fournisseurs et approvisionnement)
- Inventaire (gestion multi-entrepôts avec suivi des lots)
- Comptabilité (reporting financier intégré)
- Fabrication (planification de la production pour des services à valeur ajoutée)
- RH : Employé, Congés, Présence
Personnalisations critiques incluses :
- Système de réservation de stock pour éviter la survente sur les canaux
- Conception d'impression de facture personnalisée répondant aux exigences fiscales indonésiennes
Parcours de mise en œuvre
L'ERP a été opérationnel le 1er janvier 2018. Au début, l'adoption par les utilisateurs a été un obstacle majeur. De nombreux employés ont résisté à l'abandon des anciennes méthodes de travail, et le système de numérotation des lots était complexe à déployer.
Principaux défis lors de la mise en œuvre :
- Résistance du personnel habitué aux systèmes hérités
- Complexité de la mise en place du suivi des numéros de lots pour les importations périssables
- Adoption lente à travers différents départements
Comment les défis ont été surmontés :
- Directive forte de la direction d'interrompre immédiatement tous les systèmes hérités
- Collaboration étroite avec les consultants de Portcities pour la formation et la stabilisation
- Une année d'ajustements continus jusqu'à ce que l'utilisation du système devienne standardisée et fluide
Résultats : Une base solide pour la croissance
Avec Odoo, Alamboga a atteint son objectif principal de numériser les processus commerciaux dans un seul système. Les départements qui opéraient autrefois en silos travaillent désormais ensemble de manière transparente, avec des données circulant en temps réel à travers les ventes, les achats, l'inventaire et la comptabilité.
Avantages clés réalisés :
- Précision des stocks améliorée avec le suivi des numéros de lot pour la gestion des produits périssables
- Facturation et reporting intégrés pour des opérations financières rationalisées
- Flux de travail automatisés pour l'entrepôt et les achats
- Visibilité en temps réel à travers les départements
- Fondation pour une future migration vers de nouvelles versions Odoo
Construire un partenariat durable
Ce qui a commencé comme un projet de modernisation a évolué en une fondation pour une collaboration à long terme. Le cas d'Alamboga démontre comment l'alignement des solutions ERP avec les objectifs commerciaux peut créer une valeur durable. Malgré la résistance initiale, le système soutient maintenant des opérations stables et prépare le terrain pour une innovation future.
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Si votre entreprise de distribution éprouve des difficultés avec des systèmes obsolètes ou des workflows déconnectés, l'histoire d'Alamboga montre le pouvoir d'un ERP unifié.
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