Dans cette étude de cas, nous explorons comment Kospa Logistics, un fournisseur d'entreposage et de logistique en chaîne du froid au Myanmar, a adopté Odoo 13 ERP pour rationaliser les opérations fondamentales. Malgré les retards de projet et les priorités changeantes, Kospa a lancé avec succès le système avec une gestion des trajets personnalisée, améliorant la visibilité à travers les ventes, l'entrepôt et le transport tout en établissant une base ERP unifiée pour une croissance durable.
- Nom de l'entreprise: Kospa Logistics Ltd
- Industrie : Entreposage et logistique de la chaîne du froid
- Emplacement : Yangon, Myanmar
- Taille de l'entreprise : ±100 employés (au début du projet en 2020)
- Échelle actuelle : Services d'entreposage (congélateur, réfrigérateur, ambiant) et de transport pour les grandes chaînes de restaurants, y compris KFC et d'autres marques internationales
- Temps de mise en œuvre : 2020 – juin 2021 (lancement initial)
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Systèmes mis en œuvre : Ventes, Achats, Inventaire, Comptabilité, Gestion des voyages personnalisés
De la logistique complexe à une infrastructure ERP intégrée
Kospa Logistics Ltd, un fournisseur de services d'entreposage et de logistique sous chaîne froide basé au Myanmar, gère le stockage à température contrôlée et la distribution nationale pour des chaînes de restaurants de premier plan telles que KFC et d'autres marques internationales. Opérant dans un secteur où le timing, la fiabilité et la visibilité sont critiques, Kospa a dû faire face à une pression croissante pour moderniser ses systèmes et rationaliser ses opérations.
Malgré des circonstances difficiles pendant la période du projet, Kospa a lancé avec succès Odoo ERP avec le soutien de Portcities, permettant une plus grande efficacité, transparence et contrôle sur ses opérations de logistique et d'entreposage.
Défis rencontrés
Les opérations de Kospa impliquaient plusieurs départements : ventes, achats, entrepôt, administration et comptabilité, mais manquaient d'un système numérique unifié. Les processus étaient fragmentés, la gestion des voyages était manuelle, et la visibilité sur les coûts et la performance logistique était limitée.
De plus, l'entreprise a rencontré d'importants défis en matière de ressources, avec un taux de rotation élevé du personnel pendant la période de mise en œuvre, ce qui a perturbé la responsabilité du projet et retardé les progrès.
Objectifs de la mise en œuvre
Kospa s'est fixé les objectifs suivants :
- Remplacer les flux de travail déconnectés par un système ERP centralisé
- Mettre en œuvre une solution de gestion des voyages et des dépenses adaptée à la logistique
- Améliorer l'efficacité opérationnelle dans les ventes, les achats et la gestion d'entrepôt
- Obtenir une visibilité en temps réel sur les processus comptables et financiers
Solutions mises en œuvre
Pour résoudre les défis opérationnels de Kospa, Portcities a déployé une mise en œuvre complète de l'ERP en utilisant Odoo 13. La solution est :
- Modules standard combinés tels que Ventes, Achats, Inventaire et Comptabilité avec des fonctionnalités spécifiques à l'industrie conçues pour les fournisseurs logistiques.
- Une application de gestion de voyage sur mesure a été développée pour aider Kospa à surveiller et contrôler les activités logistiques, tandis que la gestion des appels d'offres et une série de petits ajustements ont été ajoutés pour garantir que le système soit en adéquation avec leurs flux de travail.
Bien que le projet ait initialement inclus une intégration avec Abivin pour une coordination logistique avancée, ce périmètre a été supprimé par la suite en raison de priorités changeantes pendant l'implémentation.
Malgré ce changement, l'ERP a tout de même réussi à centraliser les opérations de Kospa à travers les départements des ventes, des achats, de l'administration, de l'entrepôt et de la comptabilité.
Calendrier de mise en œuvre
Le projet a commencé en 2020, avec l'objectif initial de le terminer cette année-là. Cependant, plusieurs retards se sont produits, principalement dus à un fort turnover des employés et aux lacunes de responsabilité dans le projet.
Néanmoins, d'ici juin 2021, Kospa a réussi à démarrer officiellement. Avec le soutien de Portcities, les équipes internes ont été formées pour faire fonctionner le système, garantissant l'adoption et la continuité malgré les revers.
Infrastructure et Hébergement
Pour l'infrastructure, Kospa a choisi d'utiliser son propre environnement cloud, leur donnant une propriété et un contrôle directs sur la configuration d'hébergement. Le rôle de Portcities était axé sur l'installation et le déploiement de l'ERP, laissant la gestion quotidienne de l'infrastructure entre les mains de l'équipe informatique de Kospa.
Résultats et Avantages
Grâce à la persévérance et à l'adaptation, Kospa a pu déployer Odoo ERP avec tous les modules critiques mis en service avec succès. Le nouveau système a donné à l'entreprise une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les processus de vente, d'entrepôt et de logistique, permettant une coordination plus fluide de ses opérations essentielles.
Un point fort de l'implémentation a été l'introduction de l'application de gestion des déplacements sur mesure, qui a simplifié la gestion des voyages et des dépenses. Ce qui était autrefois fragmenté et manuel est devenu plus structuré et efficace, économisant du temps et réduisant les erreurs. Au fil du temps, Odoo 13 s'est imposé comme l'épine dorsale principale d'ERP de Kospa, remplaçant des flux de travail isolés et fournissant à l'entreprise une plateforme unifiée pour soutenir son activité.
*Note importante : En raison de la situation politique et des départs de personnel pendant l'implémentation, Portcities n'a pas pu livrer le démarrage final comme prévu initialement. Cependant, l'équipe interne de Kospa a réussi à prendre possession et à terminer le déploiement.
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Le parcours de Kospa démontre que même dans des environnements difficiles, une approche engagée de la transformation ERP peut produire des améliorations durables. Avec Odoo ERP, Kospa a obtenu un système unifié pour gérer ses opérations logistiques complexes de chaîne du froid.
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