Système ERP pour la fabrication: Une étude de cas d'Histotech

• Nom de l'entreprise: Histotech Engineering SDN. BHD.
• Emplacement : Malaisie
• Industrie : Fabrication
• Taille de l'entreprise: Moyenne
• Nombre d'utilisateurs : 51-200 employés

• Spécialités : fabrication, génie mécanique, outillage de précision, usinage CNC, estampage, fabrication de tôles, industrie des semi-conducteurs, industrie médicale, industrie de l'automatisation
• Heure de mise en œuvre: Le projet a été divisé en 2 phases. La phase 1 a duré 5 à 6 mois et a été mise en service en avril 2021. La phase 2 a duré près d'un an et a été mise en service en septembre 2022.
• Systèmes mis en œuvre: Ventes, Achats, Inventaire, Comptabilité, Fabrication, PLM, Qualité, Code-barres et Achat
• Version d'Odoo: Odoo 14

Même les fabricants les plus importants luttent contre les inefficacités et les processus obsolètes. Histotech Engineering Sdn Bhd a fait face aux défis quotidiens des opérations fragmentées et de la gestion des données fastidieuse, ce qui a drainé la productivité.

Cependant, Histotech a trouvé un moyen de s'affranchir. En s'associant à Portcities, ils sont passés des processus manuels à un système ERP Odoo basé sur le cloud, améliorant l'efficacité de certaines opérations critiques de 50%.

Cette transformation a amélioré le flux de travail, a permis une prise de décision plus rapide et a facilité la gestion à distance.

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Défis commerciaux

Avant de mettre en œuvre Odoo, Histotech Engineering, un important fabricant de pièces métalliques fondé en 1992, a rencontré plusieurs défis critiques qui entravaient sa croissance et son efficacité opérationnelle.

Leurs opérations principales, qui consistaient à produire des pièces métalliques et à usiner des composants pour une clientèle mondiale, dépendaient fortement de processus manuels tels que des documents papier, des feuilles Excel et des tableurs. Cette dépendance à l'égard de méthodes obsolètes a entraîné plusieurs inefficacités au sein de l'organisation.

1. Manque d'intégration et de cohérence des données En raison de l'absence d'un système intégré, les différents services de Histotech travaillaient de manière isolée, ce qui entraînait des incohérences et des erreurs de données. Le manque d'une approche unifiée a entraîné des lacunes de communication, des retards dans la prise de décision et des flux de travail inefficaces.
2. Gestion opérationnelle insuffisante Avec aucun système ERP, tous les départements fonctionnaient en utilisant des processus fragmentés et manuels. Cette approche disjointe rendait difficile la coordination de la production, la gestion efficace des ressources et la satisfaction des attentes des clients, en particulier en ce qui concerne les expéditions à temps.
3. Gestion de projet contreproductive: La gestion de projet était également inefficace, car les équipes avaient du mal à coordonner les tâches et les projets de manière efficace. Avec chaque département travaillant séparément, respecter les délais et rester dans les limites du budget était un défi, en particulier lors d'initiatives complexes telles que la fidélisation des locataires, la durabilité et les projets de marketing.
4. Gestion manuelle de la relation client Un autre défi était la gestion des relations avec les clients en raison de processus manuels inefficaces. Ces méthodes obsolètes entraînaient souvent un service client médiocre, des taux de rétention plus bas et des difficultés à établir et à maintenir des relations à long terme avec les clients.

Le manque d'un système rationalisé a créé d'importantes difficultés pour l'équipe de direction de Histotech. Sans une plateforme centralisée, le suivi des opérations dans plusieurs départements était particulièrement difficile, ce qui entraînait des rapports et des analyses inexacts. Cette situation limitait la capacité de l'entreprise à prendre des décisions éclairées et à s'adapter efficacement aux changements du marché.

Mise en œuvre d'Odoo

Reconnaissant le besoin d'une solution robuste pour rationaliser leurs opérations, Histotech s'est tourné vers Odoo, un système ERP polyvalent capable de relever leurs défis uniques.

Répondre aux défis

Portcities a mis en place une solution ERP complète basée sur Odoo adaptée aux besoins uniques de Histotech pour répondre à ces besoins. Le projet comprenait:

1. Système de gestion intégré: Portcities a remplacé les méthodes manuelles obsolètes par une plateforme unique basée sur le cloud qui couvre tous les aspects essentiels des opérations de Histotech. Ce système intégré gère la gestion de la production, le suivi des stocks et le traitement des commandes, éliminant les flux de travail isolés et favorisant une communication transparente entre tous les services.
2. Tableau de bord personnalisé et analyses en temps réel : Une fonctionnalité clé développée par le développeur de logiciels interne de Histotech, avec le soutien de Portcities, comprend un tableau de bord personnalisé qui fournit des informations en temps réel sur les tendances des ventes, permettant à la direction de prendre des décisions plus rapides et plus éclairées. Cette fonctionnalité prend en charge le suivi des performances des ventes quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles, ce qui n'était pas possible avec les anciens systèmes.
3. Flexibilité du travail à distance La nature basée sur le cloud d'Odoo a permis aux employés de gérer leur travail non seulement depuis l'usine ou le bureau, mais aussi à distance depuis leur domicile ou à l'étranger. Cette flexibilité a considérablement amélioré l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des employés en réduisant les erreurs, en prévenant la perte de données et en assurant des flux de travail plus fluides.
4. Processus comptables modernisés Portcities a intégré l'application de comptabilité d'Odoo et des outils d'automatisation pour optimiser les opérations financières de Histotech. Cela a permis de standardiser les procédures comptables dans toute l'organisation, améliorant ainsi la précision et permettant de gagner du temps.
5. Rapports améliorés et prise de décision Avec des capacités de reporting et d'analyse améliorées, Odoo fournit des rapports financiers complets, un suivi de la production et l'état des commandes clients, ce qui permet une meilleure planification stratégique et une gestion opérationnelle.

Défis de mise en œuvre

Le processus de mise en œuvre a commencé en 2021 pendant la pandémie de COVID-19, ce qui a posé d'importants défis en raison des restrictions de voyage.

Le projet a dû être géré à distance, ce qui a créé des obstacles initiaux liés aux différences culturelles entre les membres de l'équipe d'Indonésie, de Singapour et de Malaisie.

Malgré ces premiers défis, Portcities a fait preuve d'une gestion de projet efficace, avec leur chef d'équipe, Stan, jouant un rôle crucial pour combler les lacunes et guider le projet jusqu'à sa réussite.

Améliorations spécifiques

L'impact d'Odoo sur les opérations de Histotech a été significatif, apportant des améliorations mesurables dans plusieurs domaines clés de performance.

• Amélioration de l'expédition des clients: Depuis la mise en œuvre d'Odoo, Histotech a réalisé une amélioration d'au moins 50% dans la satisfaction des exigences d'expédition des clients. L'intégration et l'automatisation des processus au sein d'Odoo ont permis des livraisons plus fiables et ponctuelles, améliorant la satisfaction des clients.
• Amélioration de la prise de décision: Les données en temps réel fournies par Odoo et les applications personnalisées développées en interne ont permis à Histotech de prendre des décisions plus rapides et mieux informées. Ce qui prenait des semaines peut maintenant être accompli en quelques heures seulement, améliorant considérablement l'agilité et la réactivité de l'entreprise.
• Augmentation de la productivité et de l'efficacité: Dans l'ensemble, la mise en œuvre d'Odoo a eu un impact positif sur la productivité et l'efficacité de Histotech. L'entreprise a éliminé les processus redondants, réduit les erreurs et amélioré le flux de travail dans tous les services en centralisant toutes les opérations dans un seul système.

Raisons de choisir et recommander Portcities

Lorsque Histotech a décidé d'adopter Odoo, ils ont fait équipe avec Portcities, une entreprise vivement recommandée par Odoo Hong Kong pour son expérience avérée dans la mise en œuvre de solutions Odoo en Asie du Sud-Est.

Plusieurs facteurs clés ont influencé la décision de Histotech de choisir Portcities:

• Expertise solide d'Odoo: L'expérience démontrée de Portcities dans la mise en œuvre de solutions Odoo particulièrement pour les petites et moyennes entreprises (PME), en a fait un partenaire convaincant.
• Adaptabilité aux PME: La nature modulaire et évolutive d'Odoo correspond bien aux besoins des petites entreprises, offrant le bon équilibre entre fonctionnalité et flexibilité.

Expérience positive: La collaboration entre Histotech et Portcities a été marquée par le professionnalisme et l'expertise, l'équipe, en particulier Bambang, l'analyste d'affaires, recevant de nombreux éloges pour ses compétences et sa polyvalence. De plus, le support après-implémentation fourni par Portcities était réactif et efficace, résolvant la plupart des problèmes à la satisfaction de Histotech.

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"We were impressed with Portcities' business analyst, who was very capable and multi-skilled, helping us navigate the implementation process."

Mr. David Cheah • QA & Digitalisation Creator, Histotech Malaysia

Conclusion

L'évolution de Histotech, des processus manuels et disparates à un système ERP intégré et fluide, témoigne du pouvoir transformateur de la technologie numérique dans l'industrie manufacturière.

En adoptant Odoo, Histotech a rationalisé ses opérations et amélioré considérablement sa capacité à répondre aux demandes des clients, à prendre des décisions éclairées et à améliorer sa productivité globale.

Cette transition met en évidence comment même les fabricants établis peuvent s'adapter aux nouvelles technologies, en obtenant des résultats remarquables grâce à une mise en œuvre stratégique et à un accompagnement d'experts.

Avec Portcities en tant que partenaire de confiance, Histotech a navigué avec professionnalisme et expertise à travers ces changements, établissant ainsi une nouvelle norme d'efficacité et de croissance dans le secteur.

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