- Nom de l’entreprise: Sport Nutrition
- Localisation: Belgium
- Secteur d’activité: Vente au détail et e-commerce de nutrition sportive
- Company size: Moyenne
- Échelle actuelle :
- 16 magasins physiques en Belgique
- 2 sites e-commerce
- 40-50 employés (25 utilisateurs Odoo)
- Plus de 2 200 produits
- Durée de mise en œuvre : 6 mois
- Systèmes mis en place : POS, eCommerce, Site Web, Ventes, Inventaire, Achats et Facturation
- Version d’Odoo : Début avec V13, puis mise à niveau vers V16
Un samedi matin en Belgique, le système de paiement de Sport Nutrition est tombé en panne. Les paiements par carte ne fonctionnaient plus dans tous les magasins, menaçant de paralyser les opérations..
En quelques minutes, un message WhatsApp a comblé les 6 000 kilomètres qui séparent la Belgique de l’Asie du Sud-Est. Un développeur de Portcities a consacré tout son samedi à résoudre la crise.
Et le lundi matin, c’était comme si le problème n’avait jamais existé.
"Le décalage horaire qui nous inquiétait au départ est devenu notre atout secret", se souvient Ben Smet, responsable des opérations, du e-commerce et du marketing chez Sport Nutrition. "Pendant que la Belgique dort, Portcities travaille. Nous nous réveillons avec des mises à jour système complètes et des notifications WhatsApp détaillées sur les améliorations effectuées pendant la nuit."
De la gestion manuelle au numérique : une transformation réussie
En 2019, Sport Nutrition se trouvait à un tournant. Ce qui avait commencé comme une petite entreprise avec 2 à 4 magasins s’était transformé en un projet ambitieux d’expansion nationale. Mais leur organisation—basée sur des fichiers Excel et des processus manuels—montrait ses limites.
"Nous perdions une journée entière rien que pour réapprovisionner un magasin", se souvient Ben. Un réassortiment de 200 articles en caisse prenait une demi-journée, tandis que la comptabilisation des ventes nécessitait une vérification manuelle avec les tickets Bancontact. Pour une entreprise rêvant d’expansion, ces inefficacités n’étaient pas de simples désagréments—c’étaient de véritables freins à la croissance.
Mise en œuvre à distance : Transformer la distance en avantage
La solution est venue d’une direction inattendue : un partenariat avec Portcities, basé à des milliers de kilomètres en Asie du Sud-Est. Le décalage horaire de 6 à 7 heures, d’abord perçu comme un défi, s’est révélé être un véritable atout.
"Lorsqu’il est 8 h du matin chez Portcities, il n’est que 2 h chez nous », explique Ben. Cet écart de temps permet un flux de travail idéal : les mises à jour du système, la maintenance et les modifications critiques sont effectuées pendant la fermeture des magasins de Sport Nutrition. Chaque matin, l’équipe belge découvre les améliorations finalisées et documentées.
Cette organisation a révolutionné le quotidien de Ben. Il consacre ses matinées (6 h à 11 h 59) aux projets et au développement avec l’équipe de Portcities, puis passe aux opérations commerciales l’après-midi — un rythme naturel qui optimise la productivité entre les fuseaux horaires.
Briser les barrières de communication
"Alors que de nombreuses équipes européennes utilisent Slack, ce qui peut créer une ‘barrière’ entre développeurs et clients, Portcities privilégie WhatsApp », note Ben. « Certains pourraient trouver cela inhabituel, mais pour nous, cela a tout changé"
Le processus d’implémentation a apporté son lot de défis. Lorsque Worldline n’était pas pris en charge dans Odoo, l’équipe a développé un plugin sur mesure via Raspberry Pi, avant de le remplacer par une intégration simplifiée avec Stripe. Plus de 80 mises à jour ont suivi, chacune répondant aux exigences spécifiques du marché belge.
Un impact mesurable
Aujourd’hui, la transformation de Sport Nutrition se reflète en chiffres:
- Réseau de magasins : de 2-4 boutiques à 16 magasins physiques en Belgique
- Présence digitale : deux sites e-commerce en pleine croissance
- Croissance de l’équipe : 40-50 employés, dont 25 utilisant activement Odoo
- Efficacité opérationnelle :
- Temps de réapprovisionnement du point de vente réduit de 4-5 heures à 2,5 heures
- Intégration des tablettes Zebra avec Odoo pour un suivi en temps réel
- Notifications automatiques de stock faible pour une gestion optimisée des stocks
- Gamme de produits : passée de quelques dizaines à plus de 2 200 références
- Vitesse de livraison : livraison en 24 heures pour les clients belges commandant avant 14 h
L’élément humain
"La force de notre collaboration réside dans la relation entre nous, en tant que client, et votre équipe », souligne Ben. « Lors des périodes de stress — comme la mise à jour d’Odoo de la V13 à la V16 — nous n’hésitons jamais à envoyer un mème ou un GIF pour détendre l’atmosphère. C’est ce mélange de professionnalisme et d’humour qui nous permet d’avancer sereinement."
Bien qu’ils ne soient pas le plus gros client de Portcities, les besoins spécifiques de Sport Nutrition — trois langues, un marché exigeant et des opérations complexes — ont permis de bâtir un partenariat solide.
Points clés à retenir
L’expérience de Sport Nutrition apporte des enseignements précieux aux entreprises envisageant une mise en œuvre à distance :
- Adoptez une vision à long terme : « Réfléchissez à l’endroit où vous voulez être dans 5 ans », conseille Ben. « Une planification anticipée permet de concevoir votre système et vos demandes de développement de la manière la plus efficace possible.
- Tirez parti des différences : Les fuseaux horaires et la distance géographique peuvent devenir des atouts stratégiques avec la bonne approche.
- Valorisez le partenariat : La réussite repose sur le choix d’un partenaire qui comprend votre vision et s’engage à vos côtés.
"L’élément humain fait toute la différence », conclut Ben. « C’est pourquoi nous continuons à prospérer grâce au soutien de Portcities."
Vous hésitez à opter pour une mise en œuvre à distance ? Laissez-nous vous montrer comment la distance géographique peut devenir un véritable atout stratégique.
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