Cette étude de cas montre comment Hachette Collection Japon a rationalisé l'approvisionnement, l'inventaire et les finances en mettant en œuvre Odoo ERP avec Portcities. Passant de systèmes obsolètes à une plateforme unifiée, HCJ a atteint une efficacité accrue et une base pour des opérations évolutives au Japon, à Taïwan et à Hong Kong.
Nom de l'entreprise :
Hachette Collections Japon
Industrie :
Édition (Partworks & Collectibles)
Emplacement :
Tokyo, Japon
Taille de l'entreprise : S
petite entreprise (50-100 employés)
Échelle actuelle :
Filiale japonaise de Hachette Livre, spécialisée dans l'édition de revues en partie pour le Japon, Taïwan et Hong Kong depuis 2003
Moment de la mise en œuvre :
24 semaines (21 semaines pour la mise en œuvre + 3 semaines de soutien intensif)
Systèmes mis en œuvre :
Achat, Inventaire, Facturation, Comptabilité, Module de collection de produits personnalisés
Hachette Collection Japan (HCJ), une filiale basée à Tokyo de la mondialement connue Hachette Livre, se spécialise dans les collections de travaux à thème de niche. Des kits modèles élaborés et des travaux de patchwork aux DVD en série, ces sorties hebdomadaires ou mensuelles sont appréciées par les amateurs et les collectionneurs à travers le Japon, Taïwan et Hong Kong.
Cependant, la gestion de cette opération complexe reposait largement sur des systèmes obsolètes. L'inventaire était suivi dans de vastes tableurs, l'approvisionnement impliquait des bons de commande manuels, et la comptabilité était fragmentée entre Excel et des plateformes externes.
À mesure que l'activité d'HCJ se développait, ces inefficacités devenaient de plus en plus risquées et ingérables. Reconnaissant l'insoutenabilité de leurs outils hérités, HCJ a recherché une solution moderne auprès de Portcities, faisant d'Odoo ERP la pierre angulaire de leur transformation opérationnelle.
Lorsque les tableurs deviennent un goulet d'étranglement…
La dépendance d'HCJ aux flux de travail manuels et aux outils déconnectés les ralentissait dans des domaines critiques :
- Le suivi des commandes et des stocks se faisait dans Excel, sans base de données centralisée pour les fournisseurs ou les produits.
- Les mises à jour de stock entre les entrepôts étaient incohérentes et retardées.
- L'approvisionnement était manuel et sujet à des erreurs, avec des bons de commande et des factures créés dans des systèmes séparés.
- La planification éditoriale et des collections manquait de structure, s'appuyant souvent sur des feuilles de calcul versionnées.
- Les rapports financiers nécessitaient une réconciliation constante, consommant du temps et augmentant le risque d'erreurs.
Pour une entreprise construite sur des produits sérialisés et des sorties ponctuelles, ces inefficacités représentaient de réelles menaces. Le non-respect des délais, des livraisons incorrectes et une production gaspillée devenaient des luttes générales qui impactaient directement le résultat net.
Comment Portcities a adapté un écosystème ERP Odoo pour HCJ
Le projet a duré 21 semaines. Portcities a également fourni 3 semaines de support Hypercare. Ensemble, nous avons conçu une solution ERP Odoo sur mesure. Elle était étroitement alignée avec les flux de travail de publication uniques de HCJ.
Chaque module a été stratégiquement sélectionné ou construit sur mesure pour répondre à des points de douleur opérationnels spécifiques :
- Odoo Achats : Gestion centralisée des fournisseurs et processus d'approvisionnement numérisés, minimisant les erreurs et accélérant le délai de traitement des commandes.
- Odoo Inventaire : Fournit une visibilité en temps réel à travers plusieurs entrepôts, garantissant des niveaux de stock précis et des transferts internes plus efficaces.
- Module de gestion de collection personnalisée : Créé exclusivement pour HCJ, permettant une gestion fluide des collections de travaux à faire, y compris les données maîtresses pour les collections, les numéros et les nomenclatures de production.
- Facturation et comptabilité Odoo : Processus automatisés pour la facturation, la reporting financier en différentes devises, et un système financier unifié qui a remplacé leurs outils éparpillés précédents.
Le parcours de mise en œuvre : Surmonter des défis complexes
Malgré la vision claire, la mise en œuvre a présenté plusieurs obstacles :
- Données héritées fragmentées : Des années de tableurs et de processus manuels devaient être soigneusement migrés sans interruption des activités.
- Opérations transfrontalières : Le système devait se conformer aux exigences réglementaires et opérationnelles au Japon, à Taïwan et à Hong Kong.
- Déploiement à distance en période de pandémie : La collaboration à travers différents fuseaux horaires nécessitait flexibilité et coordination de projet forte.
- Adoption par les utilisateurs : La transition des équipes des flux de travail manuels vers numériques exigeait une formation sur mesure et un soutien continu.
Grâce à des déploiements progressifs, une collaboration étroite et des adaptations sur mesure, Portcities a assuré une transition fluide à chaque étape.
Les résultats : Une opération de publication transformée
Après la mise en service, Hachette Collection Japon a rapidement constaté des améliorations opérationnelles mesurables :
- Réduction de la main-d'œuvre manuelle : Les processus automatisés ont minimisé la duplication, réduit les taux d'erreur et libéré du personnel pour des travaux à plus forte valeur ajoutée.
- Gestion d'inventaire précise et en temps réel : Les mises à jour de stock immédiates ont amélioré la planification et la coordination de l'entrepôt.
- Gestion des collectes et des achats plus intelligente : Les équipes ont gagné un meilleur contrôle sur les calendriers de livraison et la planification des matériaux, réduisant le gaspillage de production.
- Opérations financières rationalisées : Les validations et les rapports en temps réel ont réduit les délais de clôture financière et amélioré la conformité.
Avec un système centralisé basé sur le cloud, HCJ est maintenant capable d'opérer avec plus de rapidité, de clarté et de confiance.
Construire une entreprise prête pour l'avenir avec Odoo
Aujourd'hui, Hachette Collection Japan bénéficie de :
- Des données centralisées et en temps réel dans tous les départements
- Prise de décision plus rapide grâce à des rapports en direct
- Approvisionnement et gestion des stocks plus efficaces
- Amélioration de la productivité et réduction du risque opérationnel
La transition de HCJ vers Odoo ERP a préparé le terrain pour une croissance future tout en préservant les normes méticuleuses auxquelles leurs collecteurs s'attendent.
Il est temps de repenser le fonctionnement de votre entreprise...
Que vous gériez la publication en série, la logistique transfrontalière ou des réseaux d'inventaire complexes, Odoo ERP peut apporter clarté et contrôle à vos besoins commerciaux.
Portcities est ici pour vous aider à franchir le pas tout comme nous l'avons fait pour Hachette Collection Japon.
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