- Nom de l'organisation : Saigon Co.op Investment Development Corporation
- Lieu : Vietnam
- Secteur : Immobilier commercial, gestion et exploitation de centres commerciaux
- Taille de l'entreprise : Grande
- Nombre d'utilisateurs : 20
- Durée de mise en œuvre : 5-8 mois
- Systèmes mis en œuvre : Centre commercial, Location, Contacts, Comptabilité, Facturation
Saigon Co.op Investment Development Corporation (SCID) est un acteur majeur du secteur de la distribution dynamique du Vietnam. En tant qu'acteur clé de l'immobilier commercial, du développement de projets et de l'investissement financier, le portefeuille de SCID comprend les vastes chaînes de centres commerciaux SenseCity et SenseMarket.
Cependant, même les géants peuvent trébucher, et SCID s'est retrouvé confronté à un problème colossal : un processus opérationnel fragmenté et basé sur papier aussi avant-gardiste qu'une tablette de pierre.
Pour relever ces défis, SCID s'est tourné vers Portcities et sa solution logicielle d'entreprise polyvalente, Odoo. Ensemble, ils ont entrepris de faire entrer la gestion des centres commerciaux de SCID dans l'ère numérique, transformant un labyrinthe de paperasse en un écosystème numérique rationalisé.
Défis commerciaux
Avant Odoo, les opérations de SCID étaient fortement basées sur papier. Leurs processus de location étaient inefficaces, avec des approbations lentes et des erreurs fréquentes. Chaque centre commercial fonctionnait indépendamment, manquant de standardisation.
- Manque d'intégration et de cohérence des données : Les incohérences de données et le manque d'intégration entre différents systèmes et départements ont entraîné des erreurs, des retards et une inefficacité dans la prise de décision.
- Gestion financière inadéquate : Les processus comptables manuels ont conduit SCID à des retards et des inexactitudes dans les rapports financiers. Sans l'utilisation d'Odoo, prendre des décisions financières éclairées concernant le moment d'ajuster les loyers, déterminer le moment optimal pour lancer des campagnes de durées de location flexibles ou poursuivre des initiatives d'application des baux devient plus difficile pour les décideurs.
- Gestion de projet contre-productive : Des approches de gestion de projet non coordonnées entraînent des retards et des dépassements de budget, créant des difficultés pour l'industrie de la gestion locative pour mener à bien ses projets, notamment les initiatives de fidélisation des locataires, les projets de durabilité et les projets de marketing immobilier, dans les délais et budgets impartis.
- Gestion manuelle des relations clients : Des processus manuels inefficaces pour gérer les relations entraînent un service client médiocre et des taux de rétention plus faibles, ce qui rend difficile le développement et le maintien efficaces de relations client solides dans le temps.
L'absence d'un système unifié a créé des défis importants pour les départements Comptabilité et Finance de SCID. Le suivi des revenus sur plusieurs centres commerciaux était particulièrement difficile, ce qui entravait la production de rapports financiers précis et l'analyse..
Présentation de la solution
Portcities a fourni une solution de gestion locative pour le centre commercial SenseMarket Cái Bè. Le projet pilote s'étant bien déroulé, la société a prévu de le déployer dans tous les centres commerciaux SCID à l'échelle nationale, notamment :
- Un système de gestion couvrant tous les aspects du processus de location, notamment la gestion des contrats, le traitement des renouvellements, la gestion des résiliations, l'obtention des approbations et l'utilisation de la signature électronique et des capacités de stockage pour une gestion efficace des enregistrements et des documents.
- L'installation d'un système de gestion de la relation client (CRM) pour la gestion des locataires, impliquant l'utilisation stratégique des outils de vente et de marketing. Il a été conçu par Portcities pour Saigon Co.op Investment afin de gérer, analyser et améliorer efficacement leurs interactions avec leurs locataires tout au long du cycle de vie du client
- L'application de comptabilité moderne d'Odoo et les outils d'automatisation pour optimiser et standardiser les procédures comptables. Il a été conçu dans l'optique de créer des processus financiers efficaces et interconnectés dans toute l'organisation.
- L'amélioration du système de reporting et d'analyse de SCID pour fournir des capacités d'analyse complètes pour une prise de décision éclairée. Cela inclut des améliorations aux rapports financiers, rapports de location, rapports de suivi mensuels et rapports de mouvement.
La solution a été implémentée sur Odoo 16 avec les applications installées :
- Centre commercial (module personnalisé par Portcities)
- Location (module personnalisé par Portcities)
- Contacts
- Comptabilité
- Facturation
Cependant, la fonctionnalité clé qui se démarque est une API personnalisée qui intègre Odoo avec le système S-Invoice de Viettel. Cette intégration permet à SCID d'émettre des factures électroniques conformes aux normes de l'État de manière efficace.
Processus de mise en œuvre
La transition des systèmes papier vers un cadre numérique pour SCID a pris environ 5 à 8 mois. Ce processus comprenait une série d'étapes méthodiques, notamment l'évaluation, la personnalisation du système et la formation du personnel.
Initialement, Portcities a effectué une analyse approfondie des processus existants de SCID afin d'élaborer une stratégie de transformation numérique complète. Par la suite, l'équipe s'est concentrée sur la configuration du système ERP Odoo, en le personnalisant pour répondre aux exigences spécifiques de SCID. Un aspect crucial du projet était la migration des données, qui a été gérée avec précision pour assurer le transfert sécurisé de toutes les informations précieuses du système papier vers la plateforme numérique.
L'efficacité du nouveau système dépendait fortement de la capacité de l'utilisateur à l'utiliser efficacement. Ainsi, de nombreuses sessions de formation ont été organisées pour améliorer les compétences numériques des employés de SCID, leur fournissant les compétences nécessaires pour utiliser efficacement Odoo pour leurs besoins opérationnels..
The effectiveness of the new system was heavily dependent on the user’s ability to operate it efficiently. Thus, extensive training sessions were conducted to enhance the digital capabilities of SCID’s employees, equipping them with the skills necessary to efficiently use Odoo for their operational needs.
Résultats et impact
The transformation significantly improved operational efficiency.
La transformation a amélioré considérablement l'efficacité opérationnelle. SCID est passé d'un processus papier à un système entièrement numérisé, réduisant considérablement le temps de traitement des tâches, qui prenaient auparavant des jours, à quelques minutes. Cette refonte numérique a également entraîné une diminution spectaculaire des erreurs, rendant de tels incidents extrêmement rares.
L'introduction d'un système unifié a permis aux équipes comptabilité et finance de SCID de gérer et de suivre efficacement les revenus dans différents centres commerciaux. Ce système fournit une vue d'ensemble complète des finances, simplifiant la gestion des opérations multi-centres commerciaux.
Il y a eu une augmentation significative de l'efficacité et de la productivité dans les opérations de SCID, comme en témoigne l'amélioration de la précision et de la coordination des centres commerciaux.
Leçons apprises et meilleures pratiques
La transformation entreprise par SCID illustre un aperçu crucial : dans le paysage numérique contemporain, la dépendance aux processus papier agit comme une contrainte plutôt qu'un mécanisme de soutien.
Le projet a atteint ses objectifs en grande partie grâce à l'adoption complète et enthousiaste des solutions numériques par SCID. Cela a souligné encore davantage l'importance de ce changement dans l'intégration stratégique réalisée par SCID.
En reliant efficacement Odoo, un système ERP complet, à S-Invoice, une solution de facturation spécialisée, SCID a pu automatiser et fluidifier le passage des activités opérationnelles au respect de la conformité.
Ce cas illustre la nécessité de l'interopérabilité et de la collaboration entre différentes plateformes numériques dans l'environnement commercial moderne.
Conclusion
La transformation de SCID, passant de méthodes traditionnelles basées sur papier à une adoption complète de la technologie numérique, représente une réalisation remarquable qui sert de modèle pour l'évolution du secteur de la vente au détail.
Grâce à la mise en œuvre d'Odoo, SCID ne s'est pas simplement adapté à l'ère numérique, mais s'est imposé comme leader dans ce domaine.
En naviguant sur le terrain en constante évolution de la vente au détail et de l'immobilier, SCID a construit une infrastructure numérique robuste qui non seulement répond aux exigences actuelles, mais anticipe et se prépare aux défis futurs.
Ce changement remarquable démontre que même les puissances établies de la vente au détail peuvent s'adapter et prospérer en adoptant de nouvelles technologies, en particulier lorsque ces technologies impliquent le remplacement des processus manuels par des systèmes numériques efficaces.
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