Dans cette étude de cas, nous explorons comment PT. Athena Royal Kosmetika (ARK), un fabricant de cosmétiques comptant 400 employés, a surmonté des systèmes lents et des données déconnectées avec Odoo ERP. Grâce à notre mise en œuvre de 3 mois, ARK a réalisé des opérations intégrées, des rapports précis et des capacités de prise de décision plus rapides.
- Nom de la société : PT. Athena Royal Kosmetika
- Secteur : Fabrication de cosmétiques
- Emplacement: Bogor, Indonésie
- Taille de l'entreprise: entreprise de taille moyenne (400 employés)
- Échelle actuelle: Société de fabrication de cosmétiques et de soins de la peau à l'échelle nationale depuis 2017
- Temps de mise en œuvre : 3 mois (à partir de juillet 2024)
- Systèmes mis en œuvre : Ventes, Achats, Inventaire, Comptabilité, Fabrication
En tant que fabricant de cosmétiques et de soins de la peau à l'échelle nationale de taille moyenne, PT. Athena Royal Kosmetika (ARK) faisait face à des inefficacités dans les ventes, l'inventaire et la comptabilité qui ralentissaient leurs opérations.
Il était clair qu'ils avaient dépassé leurs systèmes existants - le logiciel précédent ne répondait pas aux attentes des utilisateurs, et les performances lentes rendaient les tâches quotidiennes frustrantes. Les rapports manquaient de précision, et le flux de données entre les départements était désordonné, rendant difficile le maintien d'une vue d'ensemble claire de l'entreprise.
Grâce à l'expertise de Portcities en mise en œuvre d'Odoo ERP, ARK a enfin surmonté ces défis. En intégrant un système Odoo entièrement personnalisé et basé sur le cloud, nous avons aidé ARK à rationaliser ses opérations, optimiser son inventaire et obtenir des informations en temps réel - leur permettant de se développer efficacement.
Un plongeon dans la numérisation
À la mi-2024, ARK s'est associé à Portcities pour mettre en œuvre Odoo, visant une transformation numérique sans faille.
Le projet couvrait les fonctions clés de l'entreprise :
- Ventes et Achats – Flux de travail automatisés pour des transactions plus fluides
- Inventaire et Fabrication – Suivi en temps réel pour une production optimisée
- Comptabilité – Rapports personnalisés et gestion financière intégrée
L'objectif était ambitieux mais clair : remplacer des systèmes déconnectés par une plateforme ERP unifiée qui pourrait servir de source unique de vérité dans tous les départements, éliminant les inefficacités et fournissant une visibilité en temps réel sur les opérations.
Le défi : un système qui ne pouvait pas répondre à leurs besoins
Le système obsolète d'ARK n'était pas seulement lent - il les retenait. Leurs équipes ont eu des difficultés avec :
- Performance lente du système - Les opérations quotidiennes étaient frustrantes et lentes, impactant la productivité.
- Données déconnectées - Les ventes, l'inventaire et les finances manquaient d'intégration en temps réel, provoquant des inefficacités.
- Rapports inexacts - Les rapports financiers nécessitaient des ajustements manuels constants, augmentant la charge de travail et les erreurs.
- Rapport comptable mal aligné – Les rapports standards ne correspondaient pas au modèle commercial d'ARK, rendant difficile le suivi des transactions.
- Complexités de migration des données – Transférer des données historiques entre départements était un défi critique.
Pour une entreprise qui se développe aussi rapidement qu'ARK, ce n'étaient pas de simples désagréments – ils représentaient des menaces existentielles à la capacité de l'entreprise à se développer. Chaque réconciliation manuelle, chaque mise à jour d'inventaire retardée et chaque point de données déconnecté était un obstacle à leur vision de devenir un leader de la fabrication de cosmétiques en Indonésie.
Solution Portcities : Convertir leur système en un Odoo ERP entièrement intégré.
ARK savait qu'ils avaient besoin d'un changement, mais passer à un nouveau système ERP n'était pas une mince affaire. Ils avaient besoin d'une solution qui pourrait corriger leurs inefficacités existantes et développer leur entreprise. C'est là que Portcities est intervenu.
Au cours de trois mois, nous avons travaillé en étroite collaboration avec ARK pour mettre en œuvre un ERP Odoo basé sur le cloud, en mettant l'accent sur la performance, l'automatisation et l'utilisabilité. Avec une approche structurée, leurs opérations se sont transformées en un système plus rationalisé et efficace :
- Gestion des ventes et des stocks sans faille
Les commandes de vente et d'achat circulent désormais sans effort entre les départements, garantissant des niveaux de stock précis et des réapprovisionnements en temps voulu, éliminant les approximations et les retards qui les ralentissaient autrefois.
- Optimisation de la fabrication
La planification de la production d'ARK est devenue plus précise grâce à l'intégration du Work Center et du BOM (Bill of Materials). Les besoins en matériel sont désormais automatiquement liés aux demandes d'achat, assurant un processus de fabrication plus fluide et ininterrompu.
- Précision financière & rapports personnalisés
L'équipe comptable d'ARK ne lutte plus avec des rapprochements manuels ou des données éparses. Avec des aperçus en temps réel des journaux, du plan de comptes et des historiques de paiement, elle dispose maintenant d'une image financière claire et précise. Un modèle de facture personnalisé a été développé pour répondre à ses besoins commerciaux.
- Fiabilité basée sur le cloud
Hébergé sur run-Odoo.com par Portcities, le système d'ARK est maintenant sécurisé, évolutif et toujours disponible, assurant un temps d'arrêt nul pour ses opérations critiques.
Le processus d'implémentation lui-même était un témoignage de l'expertise de Portcities.
À partir de juillet 2024, nous avons utilisé une méthodologie structurée qui minimisait les perturbations commerciales tout en migrant soigneusement des données critiques.
Nous avons terminé l'ensemble de la transformation en seulement trois mois sans compromettre les opérations quotidiennes d'ARK en divisant le projet en phases ciblées et en fournissant une formation ciblée pour chaque département.
Impact Mesurable en Juste 3 Mois
Une fois qu'Odoo était pleinement opérationnel, les améliorations étaient immédiates et indéniables :
1. Création d'une Source Unique de Vérité
Chaque département fonctionne désormais avec des données entièrement intégrées, éliminant les écarts et la mauvaise communication.
2. Opérations plus fluides et plus efficaces
Les flux de production sont devenus plus structurés, et la gestion des stocks est devenue beaucoup plus précise et réactive.
3. Décisions plus rapides et basées sur les données
Avec des rapports en temps réel et des informations centralisées, la direction d'ARK peut prendre des décisions éclairées immédiatement.
Mais la transformation ne s'est pas arrêtée au lancement. Portcities continue de fournir un support continu, s'assurant que le système d'ARK évolue avec la croissance de son entreprise.
Pour l'équipe de direction d'ARK, l'impact allait au-delà de la technologie—il représentait un changement fondamental dans la façon dont ils abordent leur entreprise. Avec des insights basés sur les données remplaçant la conjecture, les départements collaborent désormais plus efficacement grâce à une compréhension partagée des opérations.
Et que pense ARK de la mise en œuvre ?
Est-il temps pour votre transformation numérique?
Le parcours d'ARK prouve que le bon système ERP ne se contente pas de corriger les inefficacités, il permet aux entreprises de se développer et de prospérer.
En s'associant à Portcities pour mettre en œuvre Odoo ERP, ARK s'est transformée d'une entreprise luttant avec les limitations du système à une entreprise positionnée pour une croissance durable.
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