Comment nous utilisons Odoo chez Portcities

Rencontrez-vous des inefficacités, un manque de standardisation ou des difficultés en matière de reporting et d'analyse des données au sein de votre entreprise ? Si c'est le cas, découvrez comment Port Cities a exploité la puissance d'Odoo ERP pour rationaliser nos opérations, standardiser les processus à travers plusieurs agences, automatiser les tâches et améliorer la collaboration.

Nous examinerons comment nous avons utilisé Odoo pour résoudre ces problématiques courantes en entreprise, en offrant des perspectives précieuses aux sociétés confrontées à des défis similaires.

Bonjour, je suis Gaspard, PDG et cofondateur de Port Cities, un partenaire Odoo de premier plan en Asie. Je vais partager notre expérience avec Odoo ERP au sein de notre entreprise et expliquer comment il nous a aidés à atteindre nos objectifs et à développer nos opérations.

Port Cities est une société de conseil qui propose des solutions informatiques (ERP, intégration de données, business intelligence) aux clients de divers secteurs. Nous avons des bureaux dans plus de dix pays.

En tant que partenaire Odoo, nous utilisons Odoo comme plateforme centrale pour fournir des solutions de haute qualité à nos clients. Nous comptons plus de 200 experts Odoo capables de gérer des projets complexes et de dispenser des formations et un support Odoo. Nous utilisons également Odoo pour gérer nos propres opérations et processus internes.

Dans cet article, je vous donnerai un aperçu de la manière dont nous utilisons Odoo au sein de notre entreprise et des bénéfices et résultats que nous avons obtenus. Je partagerai également certaines des meilleures pratiques et leçons tirées de notre utilisation d’Odoo. J’espère que cet article vous sera utile et instructif.

Présentation de l’entreprise

Notre modèle économique repose sur deux principales sources de revenus : la vente de projets (temps des consultants) et la vente d’abonnements (support, serveurs). Nous fournissons des solutions de haute qualité à nos clients en utilisant Odoo ERP comme plateforme principale. Nous comptons 200 employés capables de gérer des projets complexes dans divers secteurs tels que la fabrication, le commerce, l’e-commerce, le retail et les services. Nous proposons également des formations et un support Odoo pour aider nos clients à tirer le meilleur parti de leur système Odoo, ainsi qu’une assistance aux autres partenaires Odoo pour les projets complexes, le support et l’infrastructure avancée.

Nos principales opérations et processus métier sont :

1. Génération de leads:

Nous attirons et capturons des clients potentiels pour nos services via divers canaux tels que notre site web, blog, marketing par e-mail, automatisation des e-mails, réseaux sociaux, événements, recommandations et partenariats. Nous utilisons le site web Odoo pour enregistrer et gérer ces leads dans notre module CRM. Cela nous permet de suivre la source et la qualité de chaque lead, de les attribuer au bon commercial et de les relancer efficacement.

2. Ventes:

Nous transformons les leads en opportunités et en clients grâce à notre module CRM. Nous suivons la progression de chaque affaire, attribuons des priorités aux commerciaux, planifions des activités, envoyons des devis et assurons le suivi avec les clients. Nous utilisons également le module Ventes pour créer des commandes et des contrats. Pour les revenus récurrents, nous utilisons le module Abonnements pour gérer les abonnements et les factures. Cela nous permet d’automatiser le processus de facturation et d’assurer la satisfaction client.

3. Livraison et Facturation:

Nous livrons des projets à nos clients selon leurs exigences et attentes en utilisant le module Projet. Nous créons des étapes de projet, des tâches, des sous-tâches, des délais et des responsables. Nous enregistrons également le temps passé sur chaque tâche grâce au module Feuilles de temps. Nous suivons l’avancement de chaque projet et communiquons avec les membres de l’équipe et les clients grâce à la messagerie interne. Nous utilisons aussi le module Facturation pour générer des factures en fonction du temps passé ou du pourcentage d’avancement. Cela nous permet de contrôler la qualité et la rentabilité de chaque projet et de garantir un paiement en temps voulu.

4. Gestion du support:

Nous fournissons un support à nos clients après la livraison des projets grâce à notre module Helpdesk. Nous créons des tickets pour chaque demande de support et les attribuons aux agents support. Nous suivons également le statut de chaque ticket et communiquons avec les clients grâce à la messagerie interne. Nous utilisons aussi plusieurs outils de surveillance des serveurs pour garantir leur disponibilité et performance. Cela nous permet de maintenir un haut niveau de satisfaction et de fidélité de nos clients.

5. Comptabilité et Ressources Humaines:

Nous utilisons Odoo pour gérer notre comptabilité (tenue de livres et reporting financier) et nos ressources humaines (recrutement, gestion des employés, congés, dépenses, évaluations). Nous utilisons le module Comptabilité tpour enregistrer les transactions, émettre des factures, enregistrer les paiements, rapprocher les relevés bancaires, générer des rapports financiers et gérer la fiscalité. Nous utilisons le module RH pour gérer les profils des employés, leurs contrats, congés, feuilles de temps, évaluations et dépenses. Nous utilisons aussi ce module pour gérer notre processus de recrutement, de la publication des offres d’emploi à la sélection des candidats, en passant par les entretiens et les embauches. Cela nous permet d’optimiser nos processus comptables et RH tout en respectant les réglementations locales.

Mise en place d’Odoo

Nous avons mis en place les modules Odoo pour presque tous les aspects de nos opérations et processus métier. Nous utilisons différentes applications Odoo en fonction du processus concerné. Par exemple, nous utilisons les modules Site Web, Blog, Email Marketing, Automatisation des Emails et CRM pour la génération de leads. Nous utilisons CRM, Ventes et Abonnements pour les ventes. Nous utilisons Projet, Feuilles de Temps et Facturation pour la livraison et la facturation. Nous utilisons Helpdesk pour la gestion du support.

Nous utilisons également d'autres modules Odoo tels que Comptabilité, E-commerce, Site Web, RH, et bien d'autres. Ces modules nous aident à automatiser et optimiser divers aspects de notre entreprise.

Résultats et Avantages

Odoo nous a permis d'améliorer notre efficacité, notre productivité, notre reporting, notre collaboration et notre communication entre nos départements. Voici quelques-uns des avantages que nous avons obtenus:

• Standardisation des processus dans 10 pays : Odoo nous a permis de standardiser nos processus et flux de travail dans nos dix filiales en Asie. Nous utilisons le même système Odoo pour toutes nos branches afin d’assurer la cohérence et la conformité. Nous pouvons également partager les meilleures pratiques et connaissances entre nos succursales pour améliorer notre performance.

• Génération automatique des rapports et des KPIs pour toutes les filiales avec un tableau de bord BI : Nous avons intégré un système comptable multi-entreprise avec Odoo, ce qui nous permet d'obtenir des données standardisées pour toutes les équipes et régions. Grâce à des outils BI externes, nous générons des rapports avancés et des tableaux de bord affichant la performance de chaque filiale, chaque département, chaque projet, chaque client, et bien plus encore. Cela nous permet de surveiller nos performances et de prendre des décisions basées sur les données.
• Automatisation des processus de facturation et de reporting projet : Odoo nous a permis d’automatiser certains de nos processus, comme la facturation et le reporting projet. Nous générons automatiquement des factures en fonction du temps passé sur chaque projet ou de son pourcentage d'achèvement. Nous pouvons également générer automatiquement des rapports de projet grâce aux données du module Projet. Cela nous fait gagner du temps et des ressources tout en réduisant les erreurs.
• Facilité de collaboration, notamment avec le CRM et les Tâches : Odoo a facilité la collaboration entre nos équipes et nos clients. Nous pouvons partager des informations et des documents via le module CRM ou l’application Tâches avec toutes nos équipes dans le monde entier. Cela améliore le travail d'équipe et le service client.

Meilleures pratiques et leçons apprises

Nous avons tiré de précieuses leçons et meilleures pratiques de notre utilisation d’Odoo. En voici quelques-unes :

• Utiliser Odoo standard autant que possible : Odoo est une plateforme hautement personnalisable qui permet de l’adapter à vos besoins. Cependant, il est important de ne pas trop le personnaliser au risque de perdre les avantages de la standardisation et de la compatibilité. Il est préférable de ne personnaliser que ce qui est strictement nécessaire et d’éviter toute modification du code source d’Odoo. Il est également essentiel de suivre les directives et bonnes pratiques de développement d’Odoo afin d’assurer la qualité et la maintenabilité des personnalisations.
• Le développement sur mesure est utile lorsqu’il permet d’automatiser et de contrôler un processus mature : Le développement personnalisé peut être bénéfique lorsqu’un processus est bien défini et stable, sans nécessiter d’autres modifications, et que vous souhaitez simplement l’automatiser ou le contrôler via Odoo. Par exemple, nous avons personnalisé les applications Projet, Feuilles de temps et Facturation pour les adapter à nos processus et flux de travail. Cela nous aide à optimiser notre prestation de services et la satisfaction de nos clients.
• L’intégration de la Business Intelligence apporte une grande valeur ajoutée : L’intégration d’un outil de Business Intelligence dans Odoo peut considérablement enrichir le système en offrant des fonctionnalités avancées de reporting et d’analyse de données. Par exemple, nous avons intégré notre système Odoo avec un outil BI qui nous permet de générer des rapports et tableaux de bord affichant tous les KPIs et indicateurs clés de notre activité. Cela nous permet de surveiller notre performance et de prendre des décisions basées sur les données.

Plans futurs

Nous prévoyons de continuer à utiliser Odoo pour notre entreprise et d’étendre son utilisation de la manière suivante :

• Migrer nos modules de ventes et de comptabilité vers la dernière version : Nous souhaitons bénéficier des dernières fonctionnalités et améliorations d’Odoo. Nous prévoyons de migrer nos modules de ventes et de comptabilité vers la dernière version d’Odoo, ce qui nous offrira plus de fonctionnalités et de flexibilité.
• Améliorer notre utilisation des outils marketing : Nous souhaitons renforcer notre stratégie marketing et toucher davantage de clients potentiels. Nous prévoyons d’améliorer notre utilisation des outils marketing tels que l’Email Marketing, l’Automatisation des Emails, les Réseaux Sociaux et les Événements. Notre objectif est de créer des campagnes plus engageantes et personnalisées, et d’en mesurer l’efficacité.
• Intégrer l’intelligence artificielle (IA) : Nous voulons exploiter le potentiel de l’intelligence artificielle (IA) pour améliorer notre performance et notre prise de décision. Nous prévoyons d’intégrer notre système Odoo avec des outils d’IA tels que Forecast, Document et Génération de Leads. L’objectif est d’automatiser certaines tâches pour notre équipe de livraison et de fournir des recommandations en temps réel à nos équipes commerciales et opérationnelles.

Conclusion

Odoo ERP est une solution complète et intégrée pour la gestion de vos opérations et processus métier. Il permet d’améliorer votre efficacité, votre productivité, votre reporting, votre collaboration et votre communication entre les départements. Il vous aide également à développer votre entreprise et à atteindre vos objectifs.

Si vous souhaitez en savoir plus sur Odoo ERP ou découvrir comment nous pouvons vous aider à l’implémenter pour votre entreprise, n’hésitez pas à contacter notre équipe votre région.

Par Namita, G & Gaspard, D