Explorons comment Okeara, une startup de l'eau minérale infusée à l'hydrogène haut de gamme, a surmonté le défi de ne pas avoir de processus établis en mettant en œuvre Odoo ERP avant le début des opérations. Grâce à notre mise en œuvre par phases de 5 mois, ils ont établi des flux de travail commerciaux structurés, intégré des systèmes de paiement et de logistique, et créé une base évolutive pour une future croissance—tout cela avant de produire leur première bouteille.
- Nom de l'entreprise : PT Elementis Smart Technology (Okeara)
- Secteur : Production d'eau minérale infusée à l'hydrogène haut de gamme
- Emplacement : Ubud, Bali
- Taille de l'entreprise : <50 Employés
- Échelle actuelle : Société récemment établie
-
Temps de mise en œuvre
: Septembre 2024 - Janvier 2025
Systèmes mis en œuvre : Ventes, Achats, Inventaire, Comptabilité, Fabrication, E-commerce.
Pour les entreprises qui opèrent depuis des années, la transformation numérique concerne souvent l'optimisation ou le remplacement de systèmes obsolètes. Mais pour Okeara, le défi était différent : il n'y avait pas encore de processus commerciaux établis.
Sans historique opérationnel préalable, Okeara devait structurer chaque aspect de son activité, de l'approvisionnement et la production aux ventes et aux finances, pour poser les bases d'une croissance durable.
Okeara a investi dans Odoo ERP pour soutenir leur croissance, mais des retards réglementaires externes les ont empêchés de lancer leurs opérations comme prévu. Cet écart entre la préparation du système et la préparation opérationnelle a créé de l'incertitude, nécessitant une approche stratégique pour la mise en œuvre de l'ERP.
Sans flux de travail établis, Okeara avait besoin de plus qu'un simple système ERP. Ils nécessitaient une approche structurée pour définir et exécuter leurs processus commerciaux tout en garantissant l'efficacité du système dès le départ.
De la page blanche au plan d'affaires : Les défis d'implémentation uniques d'Okeara
Contrairement aux entreprises migrant de systèmes hérités, le défi d'Okeara n'était pas d'améliorer des processus obsolètes, mais plutôt d'établir des flux de travail commerciaux efficaces dès le départ.
Certains des principaux obstacles auxquels ils étaient confrontés comprenaient :
- Manque de processus prédéfinis – En tant qu'entreprise nouvellement établie, Okeara n'avait pas de flux de travail existants à reproduire. Chaque aspect de leurs opérations, de l'approvisionnement aux ventes, devait être défini et structuré dès le départ.
- Retards réglementaires et de licence – Bien que le système Odoo d'Okeara soit prêt à être mis en œuvre, leur lancement opérationnel a été retardé en raison de facteurs externes non techniques, tels que l'obtention de permis d'exploitation et l'approbation de conformité. Cela a créé un écart entre la disponibilité du système et son utilisation réelle.
- Incertitude dans l'exécution de la production – En tant que fabricant nouvellement établi, Okeara était encore dans la phase d'essai de son processus de production, ce qui signifie que les exigences techniques n'étaient pas encore finalisées. Cela compliquait la définition de configurations ERP claires pour soutenir leurs opérations en évolution.
Okeara avait besoin d'une approche structurée de mise en œuvre de l'ERP pour surmonter ces incertitudes qui pourrait s'adapter aux besoins commerciaux en évolution tout en garantissant une adéquation opérationnelle.
Mise en œuvre stratégique de l'ERP : Comment Okeara a démarré en deux phases
Reconnaissant les défis uniques d'Okeara, Portcities a conçu une stratégie de mise en œuvre de l'ERP adaptative en deux phases pour s'aligner sur leurs exigences opérationnelles en évolution et garantir une transition fluide vers le nouveau système.
Phase 1 : Établissement des Fonctions Commerciales Principales (Sept–Nov 2024)
La première phase était axée sur la mise en place des opérations commerciales essentielles pour permettre des transactions initiales et des activités opérationnelles. Modules clés mis en œuvre :
- Ventes et E-Commerce – Création d'une plateforme de e-commerce intégrée pour établir un canal de vente numérique sans couture.
- Gestion des Stocks – Création d'un système de suivi d'inventaire structuré pour les matières premières et les produits finis.
- Gestion des achats – Développement des processus d'approvisionnement pour garantir une source de matériel efficace et fiable.
Phase 2 : Expansion aux opérations financières et de fabrication (novembre 2024–janvier 2025)
Une fois les systèmes fondamentaux en place, la deuxième phase a introduit :
- Comptabilité et gestion financière – Mise en place de capacités de suivi et de reporting financier complet pour fournir une visibilité en temps réel.
- Intégration du processus de fabrication – Création de flux de production avec gestion des stocks et des achats pour assurer une exécution de fabrication fluide et efficace.
Cette approche structurée a permis à Okeara d’adopter progressivement Odoo sans la pression d'avoir des processus entièrement définis dès le premier jour.
Relier les points : Intégration des paiements et de la logistique avec Odoo
Pour créer un écosystème commercial complet, Okeara nécessitait des intégrations avec des systèmes externes pour améliorer encore l'efficacité et l'automatisation afin de soutenir les transactions et la logistique. Portcities a mis en œuvre :
- Intégration de la passerelle de paiement (Xendit) – Activer le traitement des paiements en ligne sécurisé et automatisé pour simplifier les transactions de commerce électronique.
- Intégration de l'API Logistique (RajaOngkir) – Intégration des tarifs d'expédition en temps réel et de l'exécution automatisée des commandes pour améliorer l'efficacité de livraison et l'expérience client
Ces intégrations ont créé un écosystème entièrement automatisé et connecté, réduisant la charge de travail manuelle et améliorant la fiabilité du service.
S'adapter aux besoins évolutifs : Embrasser l'incertitude avec Odoo
Bien que la mise en œuvre de l'ERP elle-même soit structurée, l'état opérationnel évolutif d'Okeara a créé des défis continus, notamment dans la définition des flux de travail de fabrication. Comme la production était toujours en phase d'essai, il était difficile de déterminer les exigences exactes du processus dans les premières étapes.
Comment Portcities ont abordé ces défis :
- Exploitation des processus flexibles d'Odoo – Plutôt que d'attendre des flux de travail de fabrication finalisés, Okeara a adopté les procédures de fabrication standard d'Odoo, qui pouvaient être ensuite affinées en fonction des apprentissages opérationnels et des exigences évolutives.
- Mise en œuvre de configurations ERP adaptables – Portcities a conçu le système Odoo avec des configurations flexibles pour accueillir facilement de futurs ajustements à mesure que l'entreprise d'Okeara mûrissait.
- Alignement avec les meilleures pratiques d'Odoo – En guidant Okeara pour aligner ses workflows avec les meilleures pratiques Odoo éprouvées par l'industrie, Portcities a aidé l'entreprise à éviter les inefficacités courantes et à réduire la complexité des processus.
Cette approche pragmatique a permis à Okeara d'avancer dans son adoption de l'ERP sans être freiné par des incertitudes opérationnelles.
Construire pour l'avenir : La fondation de la croissance d'Okeara
Bien qu'étant dans les premières étapes de ses opérations, la mise en œuvre d'Odoo par Okeara a déjà apporté des avantages significatifs :
- Un système commercial centralisé et structuré – Okeara a consolidé toutes ses données commerciales dans une seule plateforme ERP Odoo structurée, remplaçant des feuilles de calcul éparpillées et un suivi manuel.
- Un cadre opérationnel à l'épreuve du futur – La mise en œuvre d'Odoo chez Okeara a été conçue pour s'adapter à leurs besoins évolutifs, garantissant une évolutivité et une croissance à long terme.
- Processus de ventes, d'inventaire et de finances intégrés – La coordination fluide entre l'approvisionnement, l'inventaire et les rapports financiers a éliminé les goulets d'étranglement opérationnels et amélioré la précision des données.
Le chemin à suivre : élargir le succès d'Okeara avec Odoo
Avec un système ERP Odoo entièrement intégré en place, Okeara est désormais positionné pour accroître sa production et ses opérations de vente sans interruption. Portcities continue de fournir un soutien continu et des améliorations du système, garantissant qu'à mesure que l'entreprise se développe, son système ERP évolue en même temps.
Le voyage d'Okeara démontre qu'une mise en œuvre réussie d'ERP ne concerne pas seulement l'automatisation mais la construction d'une base structurée pour soutenir la croissance et la transformation des entreprises à long terme.
Commencer frais ou moderniser des systèmes hérités - Nous pouvons aider
Que vous soyez une nouvelle entreprise comme Okeara établissant vos premiers systèmes d'affaires, ou une entreprise établie cherchant à moderniser des processus obsolètes, Portcities peut concevoir et mettre en œuvre une approche qui répond à vos besoins uniques.
Si votre entreprise souhaite établir un système ERP évolutif et entièrement intégré pour stimuler la croissance et l'efficacité, Portcities peut aider en nous contactant aujourd'hui pour explorer comment Odoo peut soutenir votre parcours de transformation.