Lorsque la première implémentation Odoo d'Ekofluid GmbH a échoué en raison de personnalisations défectueuses et d'une mauvaise exécution du fournisseur, leurs opérations se sont arrêtées. Cette étude de cas révèle comment Portcities a transformé leur crise ERP en une success story et a livré un système Odoo v17 propre qui alimente désormais les opérations quotidiennes dans tous les départements.
- Nom de l'entreprise : Ekofluid GmbH
- Secteur : Équipement de traitement et de régénération d'huile de transformateur, fabrication et services d'équipements énergétiques
- Emplacement : Vienne, Autriche
- Taille de l'entreprise : Non divulgué publiquement
- Échelle actuelle : Sert les opérateurs de réseau, les entreprises de production d'énergie, les fournisseurs de services de transformateurs et les clients industriels du monde entier avec des gammes de produits telles que FILOIL (traitement), REOIL (régénération) et ECOIL (purification).
- Temps de mise en œuvre : 2023 – 2024 (1 an, mises en œuvre échelonnées et migration)
- Systèmes Implémentés : CRM, Ventes, Inventaire, Projets, Fabrication, Planification, Atelier, Qualité, Comptabilité, Achats
Quels défis retenaient Ekofluid?
Avant de s'associer avec Portcities, Ekofluid avait du mal avec une mise en œuvre Odoo mal exécutée par un fournisseur précédent. Le système était devenu pratiquement inutilisable—les employés ne pouvaient pas accomplir des tâches de base, et l'ERP qui aurait dû accélérer la croissance créait plutôt des goulets d'étranglement à chaque tournant.
Les problèmes clés comprenaient :
- Personnalisations perturbatrices du système : Les modifications du code par le fournisseur précédent ont provoqué des pannes et des erreurs dans les modules principaux
- Aucune adoption par les utilisateurs : Sans formation appropriée, le personnel a totalement évité le système, revenant à des processus manuels
- Fonctionnalités critiques manquantes : Les modèles de RFQ, de commande d'achat et de facture bilingues (anglais et slovaque) n'avaient pas été livrés
- Pannes opérationnelles quotidiennes : Les pannes du système ont interrompu les plannings de production et les communications avec les clients
Ekofluid était confronté à un choix entre abandonner complètement Odoo ou trouver un partenaire capable de sauver leur investissement.
Les objectifs derrière la transformation numérique d'Ekofluid
Travaillant avec Portcities, Ekofluid visait à :
- Corriger les erreurs de l'implémentation du partenaire précédent
- Standardiser les workflows commerciaux critiques à travers CRM, Ventes, Fabrication, Inventaire, Atelier, Qualité et Comptabilité
- Fournir des modèles multilingues pour des communications plus fluides avec les clients et les fournisseurs
- Former le personnel à utiliser Odoo en toute confiance dans les opérations quotidiennes
- Migrer vers Odoo Version 17 pour une stabilité et une évolutivité à long terme
Comment Portcities et Odoo sont intervenus avec des solutions ?
Portcities a travaillé en étroite collaboration avec Ekofluid pour déployer Odoo ERP par phases, garantissant la stabilité tout en introduisant des améliorations critiques.
Modules Odoo utilisés :
- Ventes
- CRM
- Inventaire
- Projets
- Fabrication
- Planification
- Atelier
- Qualité
- Comptabilité
- Achat
Départements impliqués :
- Achats
- Ventes et CRM
- Comptabilité/Finance
- Fabrication (travailleurs d'atelier et administrateurs)
De la mise en route au lancement : un voyage d'un an
Le projet a été exécuté sur une période d'un an :
- Phase 1 : Mise en œuvre, formation, collecte des besoins pour de futures améliorations, développement et tests, mise en production/lancements
- Phase 2 : Migration d'Odoo 16 à Odoo 17 pour un système propre et prêt pour l'avenir
Adapter Odoo aux workflows uniques d'Ekofluid
Pour intégrer Odoo en toute transparence dans les workflows mondiaux d'Ekofluid, Portcities a livré des personnalisations ciblées :
- Modèles bilingues (EN/SK) pour RFQ, PO et factures
- Champs et menu personnalisés (Paiement, Portée, Date de livraison prévue)
- Fenêtre de vérification avant d'envoyer des messages depuis les enregistrements
- Comportement de l'interface utilisateur basé sur le rôle pour les ordres de travail (travailleurs restreints de « Marquer comme fait »)
- Nettoyage des personnalisations inutiles ou défectueuses laissées par l'implémenteur précédent
Intégrations systèmes :
Aucune intégration tierce n'a été mise en œuvre ; l'accent était mis sur la stabilisation et la standardisation de l'ERP.
Créer un système unique pour chaque département
- De la demande au devis et du devis à la commande (CRM et Ventes)
- De la commande à l'encaissement (Ventes et Facturation)
- De l'approvisionnement au paiement (Achats et Comptabilité)
- Exécution de la fabrication (Ordres de travail avec approbations basées sur les rôles)
- Génération et distribution de documents en anglais et en slovaque
Une infrastructure fiable pour alimenter les opérations quotidiennes
L'instance Odoo d'Ekofluid a été migrée de serveur de leur fournisseur précédent vers Odoo.sh.
Portcities était responsable de la migration et de la stabilisation du système mais ne gérait pas l'infrastructure quotidienne.
Quels sont les défis de mise en œuvre ?
Le plus grand défi a été de migrer le système d'Ekofluid de leur fournisseur précédent. Des modules personnalisés mal développés ont causé des erreurs et de l'instabilité lors du transfert.
Comment Portcities l'a résolu :
Grâce à une analyse et des tests approfondis, l'équipe de Portcities a reconstruit l'environnement du système, migré des données critiques et s'est assuré que tous les modules fonctionnaient correctement sur Odoo.sh. Après stabilisation, le système a été mis à niveau proprement vers Odoo 17, offrant à Ekofluid une base stable pour l'avenir.
L'impact mesurable d'Odoo chez Ekofluid
Avec Portcities, des améliorations concrètes et mesurables ont été livrées :
- Stabilité du système : Des pannes quotidiennes à un temps d'arrêt zéro - un environnement ERP propre et stable sur Odoo 17
- Préparation internationale : La génération de documents bilingues a permis une communication fluide avec les clients et les fournisseurs à travers l'Europe centrale et orientale.
- Contrôle de processus : 100 % de standardisation des processus dans les ventes, les achats, la comptabilité et la fabrication
- Adoption par les utilisateurs : De zéro utilisation à une adoption totale — le personnel utilise désormais Odoo en toute confiance grâce à une formation appropriée et un accès intuitif basé sur les rôles
- Impact sur les affaires : Les délais de fabrication réduits grâce à une planification intégrée et à la coordination des ateliers
La transformation est complète : Ce qui était autrefois un système défaillant menaçant les opérations est maintenant l'épine dorsale de l'activité internationale d'Ekofluid.
Grandir ensemble : Quelle est la prochaine étape pour Ekofluid et Portcities ?
Bien que Portcities ne fournisse plus de support continu, notre équipe a assuré la maintenance corrective, les petites demandes de changement et l'autonomisation des utilisateurs pour garantir qu'Ekofluid puisse fonctionner de manière indépendante.
Plus qu'un fournisseur : Portcities en tant que partenaire de confiance
Ce cas démontre l'expertise unique de Portcities dans la récupération ERP. Là où d'autres voient un système défaillant, nous voyons une opportunité de transformation. Le parcours d'Ekofluid, passant d'un échec complet du système à une adoption totale, prouve qu'avec le bon partenaire, même les implémentations les plus défaillantes peuvent devenir des histoires de succès.
Votre mise en œuvre ERP vous freine-t-elle ? Si vous avez des difficultés avec un système défaillant ou mal exécuté, vous n'avez pas besoin de repartir de zéro. Portcities se spécialise dans la récupération ERP, transformant les échecs système en succès opérationnel.
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