Localisation: Cambodia, France, Global
Secteur d’activité : ONG
Nombre d'utilisateurs Odoo: 120
Taille de l'entreprise: Grande
Durée de l’implémentation: 1 an
Modules implémentés : Comptabilité, Achats, Point de vente, Inventaire, Facturation, Dépenses.
Pour un Sourire d'Enfant (PSE) – For a Child's Smile est une organisation humanitaire française fondée en 1995 par Christian et Marie-France des Pallières. Bouleversés par l’extrême pauvreté des enfants dans un Cambodge ravagé par la guerre, ils ont décidé d’agir. L’association s’est donné pour mission d’aider des milliers d’enfants cambodgiens à sortir de la misère en leur offrant un accès aux soins, à l’éducation et à une formation professionnelle, afin qu’ils puissent devenir des adultes autonomes et intégrés dans la société.
Port Cities a interviewé M. Clément Muris, consultant auprès du directeur général de PSE, ainsi que Vojtech Krotky, directeur de Port Cities Vietnam, qui a également occupé le rôle de chef de projet principal et analyste en chef. Découvrons ensemble comment PSE a pu tirer parti d’Odoo pour optimiser son administration et apporter un soutien à plus de 6 500 enfants en situation de vulnérabilité au Cambodge.
1. Pouvez-vous nous présenter brièvement l'organisation ?
M. Muris : Pour un Sourire d’Enfant (PSE) – For a Child’s Smile - est une organisation humanitaire française qui opère au Cambodge depuis 1995 dans le cadre d’un protocole d’accord avec le ministère des Affaires étrangères. Sa mission est d’aider les enfants en situation d’extrême précarité à se réinsérer dans la société en leur offrant un environnement sûr et adapté pour étudier et apprendre un métier hautement qualifié. Reconnue par les autorités locales, PSE agit dans le respect total du pays, en collaboration avec les Cambodgiens, et contribue ainsi au développement durable de la nation.
PSE déploie six programmes majeurs pour répondre aux besoins des enfants et assurer une approche intégrée clé à la réussite de son action : nutrition, soins de santé, protection et hébergement, éducation générale, formation professionnelle et soutien aux familles.
Pour l’année scolaire 2019-2020, PSE prend en charge plus de 6 500 enfants à travers ses différents programmes. Chaque année, entre 300 et 400 étudiants obtiennent leur diplôme de l’Institut PSE. À ce jour, un total de 5 000 diplômés du programme de formation professionnelle de PSE ont intégré le marché du travail avec un emploi qualifié. Ils vivent désormais dignement et peuvent subvenir aux besoins de leur famille.
PSE emploie environ 650 personnes au Cambodge et 5 en France. 300 bénévoles de divers pays soutiennent activement l’association en la promouvant et en collectant des fonds via des dons et des parrainages.
En 2000, PSE a reçu le Prix des Droits de l’Homme de la République française.
En 2021, le fondateur de PSE a été fait Commandeur de l’Ordre national du Mérite par l’Ambassadeur de France au Cambodge.
2. Utilisiez-vous un système d’information avant Odoo ?
M. Muris : Avant Odoo, nous utilisions des systèmes autonomes, notamment un logiciel de comptabilité basique (CIEL) aux fonctionnalités limitées, ainsi qu’un système de gestion des ressources humaines. Nous disposions également d’un logiciel de point de vente standard pour notre restaurant solidaire, notre hôtel, notre boutique et nos autres centres de formation professionnelle.
M. Krotky : Avant d’adopter un ERP tout-en-un, il est courant que les entreprises utilisent divers systèmes autonomes et des fichiers Excel pour gérer différentes fonctions, telles que les achats et la comptabilité. Cependant, ces systèmes supposément interconnectés entraînent une gestion lourde des documents et des processus d’approbation complexes.
Stocker des informations dans des systèmes distincts entraîne une perte ou une duplication des données, rendant difficile la consolidation des informations et donc l’élaboration de rapports efficaces. Ce problème peut être facilement résolu grâce à un ERP bien implémenté, qui centralise toutes les données dans un seul et même système.
3. Quelles étaient les principales motivations et attentes vis-à-vis du nouveau système ERP ?
M. Muris : Le fournisseur de notre système comptable a cessé d'assurer le support et la maintenance. Par conséquent, nous avons vu ce projet non seulement comme une opportunité de remplacer l’ancien système comptable, mais aussi comme une initiative pour moderniser le département financier et doter notre personnel d’un outil offrant plus de fonctionnalités et une plus grande portée opérationnelle.
Nous ne disposions pas d'un système informatisé pour la gestion des achats : tout se faisait sur des formulaires papier et des factures, ce qui compliquait la recherche d’informations, l’analyse des activités d’approvisionnement et la prise de décisions. L’objectif était donc de digitaliser le processus administratif lié aux achats. Un processus d’achat automatisé nous permettrait de réduire les erreurs de saisie manuelle lors de la création des bons de commande, d’éliminer la nécessité des signatures physiques, de réduire le temps d’attente pour les approbations et d’optimiser ainsi l’ensemble du processus. En centralisant toutes les informations d’achat dans un seul système, nous pourrions bénéficier d’une visibilité complète et effectuer des analyses consolidées de nos activités.
Avec le nouvel ERP, nous souhaitions également améliorer la gestion des stocks, notamment pour notre principal stock de riz (environ 8 tonnes par semaine) distribué chaque semaine à 1 600 familles.
Auparavant, toutes nos données étaient enregistrées dans des fichiers Excel complexes, avec des formats de saisie différents selon les départements, et les entrées et sorties de stock étaient enregistrées manuellement. Un système de gestion des stocks automatisé nous aiderait à réduire les erreurs de saisie et à éviter la perte de données.
Surtout, avec Odoo, nous souhaitions rationaliser les processus interservices grâce à des modules intégrés connectant toutes les fonctions mentionnées ci-dessus. Au lieu d’avoir quatre personnes dans différents départements saisissant les mêmes informations à différentes étapes, ces données n’auraient plus besoin d’être saisies qu’une seule fois au début du processus, étant ensuite accessibles par tous les départements concernés.
Grâce à cet ERP intégré, qui réduit considérablement la charge administrative et la saisie manuelle, nous pouvons mieux allouer nos ressources humaines. Nos employés et bénévoles peuvent ainsi se concentrer sur des tâches plus importantes qui apportent une réelle valeur ajoutée à notre mission humanitaire.— Mr. Clement Muris, Consultant auprès du Directeur Général de PSE.
M. Krotky: L'ERP n'est aussi efficace que les processus et les flux de travail de l'organisation. Par conséquent, la première étape naturelle de cette mise en œuvre a été de comprendre les processus comptables et d'approvisionnement de PSE, puis de les réorganiser et de les automatiser. PSE a apporté la connaissance de ses processus et de ses besoins, tandis que Port Cities a apporté son expertise en ERP et les meilleures pratiques opérationnelles. Le succès d'une implémentation ERP réside dans la recherche d'un terrain d'entente entre ces deux aspects.
Notre objectif principal était de numériser l’ensemble du flux de travail E2E - d’éliminer la documentation papier - et nous avons gardé cela à l’esprit tout au long de la conception du système, en veillant à ce que tous ces flux soient confirmés et testés lors de tests E2E approfondis en interne et avec les utilisateurs finaux de PSE.
Par exemple, un processus d'approbation impliquait auparavant la transmission de documents papier à jusqu'à 5 personnes, ce qui peut désormais être effectué numériquement en quelques clics. Ou si vous deviez rechercher une ancienne transaction, l'ancienne pratique consistait à se rendre dans une salle d'archives remplie de documents papier et à chercher la copie physique ; maintenant, ces informations peuvent être trouvées en quelques clics sur Odoo.
Lors de la mise en œuvre, nous devons toujours trouver le juste équilibre - en impliquant les responsables des processus métier et les utilisateurs finaux dès que possible pour initier la gestion du changement dans l'organisation, et en combinant cela avec un savoir-faire et les meilleures pratiques du secteur.
4. Pourquoi avez-vous choisi Odoo comme ERP principal et Port Cities comme partenaire d’implémentation ?
M. Muris : L’équipe informatique de PSE a mené des recherches approfondies sur les fournisseurs de solutions ERP dans la région (Asie). Nous avons envisagé plusieurs options, notamment Odoo, Microsoft Dynamics, Oracle, SAP, ainsi que d’autres partenaires d’implémentation, dont deux partenaires Odoo.
Parmi les dix propositions reçues, celle de Port Cities était l’une des mieux structurées, démontrant un réel engagement et répondant précisément aux défis que nous souhaitions résoudre avec un nouvel ERP.
Lors de la deuxième étape, nous avons rencontré et fait une démonstration avec 3 partenaires d'implémentation ERP présélectionnés. Odoo nous a laissé la meilleure impression, car il semblait très flexible, convivial et facile à utiliser, même pour les personnes ayant une faible maîtrise de l'informatique. Il est particulièrement adaptable et personnalisable aux besoins spécifiques de l’entreprise, tandis que d'autres systèmes semblaient plus rigides face aux ajustements ou aux changements.
Un autre avantage d'Odoo était son prix, très abordable par rapport aux autres solutions. Avec Odoo, nous avons perçu des risques financiers plus faibles et un retour sur investissement plus élevé, grâce à une structure de coûts de licence très transparente et équitable, calculée par utilisateur.
Quant à Port Cities, ils ont démontré leur expérience et leur expertise à travers leurs projets précédents dans la région et nous ont fourni un calendrier d’implémentation et des prévisions plus réalistes. Étant donné la taille des deux entreprises, nous étions convaincus qu'ils pourraient offrir un niveau de support client et d'accompagnement allant au-delà d'un simple partenariat commercial. Surtout, ils ont pu envoyer des membres clés de leur équipe sur place au Cambodge pendant toute la durée du projet, ce qui a été un facteur clé de réussite.
M. Krotky : Il est toujours appréciable qu'un client ait des attentes et des exigences claires, et qu'il soit disponible pour discuter avec nous de la vision du système ainsi que de notre compréhension de l'état initial, comme ce fut exactement le cas avec PSE - toujours prêt à clarifier les détails, que ce soit en ligne ou en personne.
Il est également important de garder à l’esprit que dans le cas d’une implémentation ERP plus importante (de plusieurs milliers d’heures), l’analyse initiale, la compréhension du contexte du client et la planification du projet prendront également plus de temps que pour une implémentation plus courte de 50 jours-homme.
Avez-vous besoin d'informations sur la façon dont nous mettons en œuvre Odoo ERP ?
5. Quels modules ont été implémentés ou personnalisés ? Quels départements ont été impliqués dans ces changements ?
M. Muris : Nous avons implémenté les modules Comptabilité, Inventaire, Commandes d'Achat (PO) et un module de Demande d'Achat entièrement personnalisé.
M. Krotky : PSE, en tant qu'organisation à but non lucratif, est soumise à des réglementations d'audit différentes et à des règles d'approbation plus strictes que de nombreuses entreprises à but lucratif. Nous avons toujours gardé cela à l'esprit et avons travaillé ensemble pour proposer une solution optimale permettant un flux d'approbation fluide et une traçabilité transparente des dépenses telles que les demandes d'achat, les commandes d'achat, les mouvements d'inventaire et les appels d'offres, entre autres.
Un reporting transparent est crucial pour PSE et tous ses partenaires, car ils doivent informer les donateurs sur l'utilisation des fonds, que ce soit pour les frais généraux, l’aide financière aux personnes en difficulté pour payer leur loyer, le fonctionnement des centres de formation professionnelle ou la distribution de riz et de produits de première nécessité aux familles khmères défavorisées. Chaque programme social géré par PSE dispose d’un budget approuvé, et les dépenses doivent être rigoureusement suivies. Chaque dépense doit être comptabilisée et attribuée au département approprié pour le bon usage.
6. À quel point pensez-vous qu'il est important d'avoir une bonne analyse et de comprendre les exigences et processus métier avant l'implémentation ?
M. Muris : La première étape essentielle est que le client soumette un cahier des charges détaillé (RFP) précisant exactement quelles fonctionnalités sont requises dans le nouveau système. Cela permet au partenaire d'implémentation ERP de fournir des réponses plus précises et des solutions recommandées.
Nous avons implémenté la Gestion des Achats et des Stocks lors de la première phase, réorganisé l’équipe Finance dans la deuxième phase, et déployé le système de point de vente (POS) six mois plus tard.
L’ensemble de l’implémentation s’est déroulé sans encombre avec des membres de l’équipe Port Cities travaillant directement sur site, comprenant le fonctionnement interne et rencontrant les utilisateurs finaux du système.
Les utilisateurs avaient initialement du mal à imaginer comment le processus manuel serait transformé numériquement. Il est donc essentiel d’avoir un prototype permettant aux utilisateurs de visualiser et de définir leurs besoins, afin que Port Cities puisse développer et tester les fonctionnalités en conséquence.
Ce que nous aurions pu améliorer, c’est d’adopter une approche encore plus agile en matière de développement, en développant, testant et ajustant chaque petite fonctionnalité, ce qui aurait permis d'exploiter pleinement la flexibilité du système.
M. Krotky : Le facteur le plus déterminant pour la réussite du projet est d’avoir une bonne analyse métier, qui peut prendre différentes formes, soit par un cahier des charges détaillé (RFP), soit par une présence sur site avec des discussions sur l’état actuel et l’état cible, pouvant durer plusieurs jours avant le lancement de l’implémentation.
Dans le cas de PSE, nous avons proposé de diviser le projet en deux phases plutôt que de tout implémenter d’un coup, afin de concentrer notre attention sur un nombre plus restreint d’éléments à la fois. L’implémentation par phases nous a aidés à identifier les priorités et à perfectionner le développement de chaque fonctionnalité une à une.
Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre système ERP ?
7.Port Cities a-t-il livré le projet dans le budget et le délai convenus ?
M. Muris : Oui, ils ont réussi à livrer le projet entièrement dans le budget et le délai convenus.
M. Krotky : Oui, notre implémentation et notre collaboration ont été couronnées de succès, notamment grâce à des attentes clairement définies et à un respect mutuel entre PSE et Port Cities. Après tout, la réussite d'une implémentation ERP repose toujours sur un effort commun entre le client et le prestataire de services.
Lors de l’implémentation, nous avons toujours gardé à l’esprit l’objectif commun – et toutes nos discussions étaient axées sur la manière de l’atteindre ensemble, dans le délai et le budget convenus, même si cela signifiait ajuster certaines exigences ou accepter une approche et une méthodologie d’implémentation légèrement différentes.
8. Comment s'est déroulée la communication entre vous et l'équipe PCV lors de l'implémentation ?
M. Muris : La communication entre PSE et Port Cities était très fluide, en particulier grâce à la présence de membres de Port Cities sur site.
La présence continue des membres de l’équipe Port Cities sur site tout au long du processus a facilité la communication et accéléré la collaboration pour identifier les défis spécifiques et concevoir/tester une solution sur le système Odoo.
M. Krotky : Dans toute collaboration, nous nous efforçons d'établir un processus de communication bien défini, comprenant des réunions hebdomadaires de suivi du projet pour résoudre les éventuels blocages, ainsi que des comités de pilotage mensuels avec les sponsors du projet. Il est essentiel d'avoir le soutien de la direction. En cas de changement, nous faisons remonter le processus et consultons les parties prenantes concernées, afin de nous assurer que tout le monde est aligné et que les bonnes décisions sont prises en temps voulu.
La communication est essentielle dans toute coopération. En fait, l'une des principalesraisons de l’échec des implémentations ERP est le manque de communication entre le prestataire de services et le client. Dans une collaboration, il s'agit de trouver un compromis entre les coûts et les bénéfices. Si le client en est conscient, le succès est presque toujours garanti.
9. Que recommanderiez-vous aux autres organisations de complexité similaire pour réussir leur implémentation d’ERP ?
M. Muris : Je leur recommanderais de bien définir leurs besoins et processus avant de les numériser sur un système informatique. Si nécessaire, il faut simplifier les processus avant l’implémentation. Il est également crucial d’obtenir l’adhésion de la direction, qui doit comprendre que le nouveau système représente une opportunité d’optimiser les flux de travail et d’améliorer l’efficacité globale des opérations.
M. Krotky : Dans l’ancien système comptable CIEL, les écritures comptables devaient être saisies manuellement à l’aide d’une quantité massive de documents papier, ce qui était chronophage. Cela a nécessité une refonte complète du processus comptable et des pratiques comptables au sein de l’organisation. Après de longues discussions et démonstrations, nous avons pu définir ensemble la meilleure solution pour permettre à PSE de passer des anciennes pratiques comptables aux pratiques modernes.
Pour les flux de travail complexes impliquant plusieurs équipes au sein d’une organisation, notre équipe a résolu le problème en créant des diagrammes de flux BPMN, avec un lien clair vers les écritures comptables pour chaque étape du processus. Ce diagramme a permis aux clients d’avoir une vision d’ensemble claire et une visualisation facile de leur processus avant l’implémentation d’Odoo, tout en comprenant à quelle étape la gestion du changement interviendra.
10. Était-il facile d’apprendre à utiliser Odoo ? Quel était le niveau d’expérience en informatique de votre personnel et ont-ils pu apprendre et utiliser le nouveau système ?
M. Muris : Pour les utilisateurs finaux ayant une faible maîtrise de l’informatique, c’est assez simple, ce qui explique pourquoi PSE a choisi le système Odoo. Il a suffi d’un peu de pratique et de formation au départ.
M. Krotky : Il faut comprendre que même pour les employés les plus expérimentés de PSE, la norme de travail pendant de nombreuses années a été d’utiliser des documents papier physiques et non des versions numériques dans un logiciel ou une application.
En gardant cela à l’esprit, nous avions deux objectifs principaux :
S'assurer que l’interface utilisateur du système soit très intuitive, ce qui a souvent impliqué la personnalisation des validations afin qu’il soit presque impossible de saisir des données incorrectes.
Port Cities a été chargé de former les principaux utilisateurs du système, tandis que PSE a géré des sessions de formation interne pour tous les autres utilisateurs finaux afin de s'assurer qu'ils connaissaient les processus par cœur. Il s'agit d'une pratique de formation fortement recommandée à la plupart de nos clients, car elle permet d'économiser des frais de consultants et de s'assurer que les utilisateurs finaux sont formés par une personne de l'intérieur qui a une compréhension approfondie des opérations de leur organisation.
Port Cities a été chargé de former les principaux utilisateurs du système, tandis que PSE a géré des sessions de formation interne pour tous les autres utilisateurs finaux afin de s'assurer qu'ils connaissaient les processus par cœur. Il s'agit d'une pratique de formation fortement recommandée à la plupart de nos clients, car elle permet d'économiser des frais de consultants et de s'assurer que les utilisateurs finaux sont formés par une personne de l'intérieur qui a une compréhension approfondie des opérations de leur organisation.
11. Après un an d’utilisation du système, comment Odoo a-t-il contribué à améliorer le fonctionnement global de votre organisation ainsi que celui de certains départements en particulier ?
M. Muris : Odoo a permis d’améliorer plusieurs aspects, tant dans certaines fonctions spécifiques que dans l’ensemble de l’organisation :
Il a permis à PSE de restructurer l’équipe Finance et d’améliorer son efficacité. L’équipe Achats dispose désormais d’une visibilité complète sur les achats passés et les données d’inventaire, ce qui lui permet d’analyser plus efficacement les performances passées et de prévoir la demande future. De plus, comme le système POS est désormais intégré à la comptabilité, chaque transaction est automatiquement enregistrée dans le module Comptabilité, ce qui facilite la saisie et le suivi des transactions quotidiennes pour nos centres de formation professionnelle à but non lucratif, tels que les restaurants, les boutiques de souvenirs, les garages et les hôtels.
De manière générale, le nouvel ERP facilite une répartition équilibrée et décentralisée des responsabilités ainsi que la délégation des tâches aux personnes appropriées. Nos employés disposent désormais de responsabilités bien définies grâce à un meilleur accès et un meilleur contrôle des informations, de leur budget et de leurs dépenses.
Le système offre également des fonctionnalités de reporting très utiles, permettant aux différents départements de mieux comprendre et optimiser leurs opérations.Enfin, il libère des ressources pour l’ensemble de l’organisation et permet à la direction de se concentrer sur notre mission principale : veiller à ce que les enfants défavorisés du Cambodge deviennent des membres de la société épanouis et autonomes.
M. Krotky : Mon équipe et moi avons passé presque un an sur place à Phnom Penh, en travaillant en étroite collaboration avec l’équipe de PSE. Beaucoup de travail a été accompli – à ce jour, nous avons investi plus de 7000 heures-homme dans cette mise en œuvre, et nous continuons encore à améliorer le système et à introduire de nouvelles fonctionnalités progressivement.
Pour moi, en tant que chef de projet, c’est une grande satisfaction de voir que le système mis en place apporte réellement des bénéfices. Le personnel de PSE peut désormais se concentrer sur des tâches plus essentielles et moins administratives, et les élèves bénéficient d’une organisation plus efficace, permettant à davantage de dons d’atteindre ceux qui en ont le plus besoin.
Les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) sont bénéfiques pour tout type d’organisation, qu’il s’agisse d’une entreprise à but lucratif, d’un organisme gouvernemental ou d’une ONG. Bien souvent, les ONG ont encore plus besoin de systèmes précis, car elles doivent se conformer à des exigences légales spécifiques et fournir des rapports détaillés.
L’essentiel est de rationaliser les processus et d’automatiser les opérations afin que les employés et bénévoles puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment – comme dans le cas de PSE, offrir un soutien et une éducation aux enfants défavorisés, aux jeunes et à leurs familles au Cambodge. N’hésitez pas a contacter Port Cities pour discuter de la manière dont Odoo peut aider votre organisation à gagner en efficacité.