Intégration Odoo-Peppol: Le choix intelligent pour la conformité à la facturation électronique

Bienvenue dans le monde numérisé 4.0 des transactions commerciales, où la conformité à la facturation électronique est devenue un pilier des opérations financières efficaces.

Pourtant, une statistique stupéfiante du livre blanc de Thomson Reuters révèle que les organisations mondiales luttent avec la complexité de la facturation électronique et des réglementations de contrôle continu des transactions (CTC) , de nombreux retardataires en termes d'infrastructure technologique pour suivre le rythme.

Et où cela mène-t-il ? Des temps de rapprochement accrus - ce n'est pas surprenant, étant donné que les équipes financières du monde entier doivent passer des jours supplémentaires à faire correspondre les données entre différents documents de conformité.

Alors, comment cela est-il lié à PEPPOL ?

Qu'est-ce que PEPPOL et pourquoi est-ce important ?

Sachez que, à l'origine, il existait différentes normes nationales pour les factures électroniques, telles que Svefaktura (Suède), EHF (Norvège) ou NemHandel (Danemark) - mais elles ne pouvaient pas être appliquées dans le monde entier.

C'est ainsi que PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) est né. En tant qu'Odoo EDI (Échange de Données Informatisé) , il sert également de protocole pour échanger de manière sécurisée des documents électroniques essentiels à l'activité, y compris les factures.

À l'origine une idée de l'UE, le format unificateur de PEPPOL s'est maintenant déployé à l'échelle mondiale, adopté par des pays tels que le Canada, la Nouvelle-Zélande, Singapour et les États-Unis.

Mais quels sont les avantages spécifiques d'utiliser Odoo ?

En explorant plus en profondeur l'intégration d'Odoo avec PEPPOL, nous découvrirons comment cette connexion favorise la conformité, la sécurité, l'excellence opérationnelle dans la facturation électronique, et bien plus encore.

Enregistrement Peppol

Si vous êtes convaincu que PEPPOL vous convient, votre prochaine étape consiste à vous inscrire pour rejoindre le réseau PEPPOL avant de plonger dans le côté Odoo. C'est assez simple:

1. Sélection du fournisseur de point d'accès: Les entreprises doivent choisir un fournisseur de point d'accès comme Odoo. Odoo peut faciliter la création d'un identifiant PEPPOL - un identifiant unique pour l'envoi et la réception de factures électroniques.
2. Vérification et informations: Votre entreprise doit fournir des informations commerciales pertinentes au fournisseur de point d'accès choisi. Le fournisseur vérifie ces informations et attribue l'identifiant PEPPOL.
3. Test et connexion: Après avoir obtenu l'identifiant PEPPOL, vous pouvez configurer votre connexion au point d'accès PEPPOL. Les tests garantissent une transition en douceur et une fois connecté, les entreprises peuvent commencer à échanger des documents. Demandez l'aide de votre partenaire Odoo pour établir la connexion appropriée.

À ce jour, vous pouvez vous inscrire gratuitement à PEPPOL, même dans la version Communauté.

Avantages d'Odoo en tant que point d'accès au réseau Peppol

Nous savons qu'Odoo est assez astucieux pour la facturation et votre flux comptable général . Cependant, Odoo offre plusieurs avantages par rapport aux autres passerelles PEPPOL:

01. Intégration transparente: Odoo en tant que point d'accès PEPPOL

Problème courant: De nombreux points d'accès tiers introduisent des couches supplémentaires, ce qui entraîne des retards et des complications potentielles dans la transmission des factures. Les couches supplémentaires peuvent inclure :

• Réseaux à valeur ajoutée (VAN) : Certains passerelles routent les factures via des VAN, qui agissent en tant qu'intermédiaires. Les VAN peuvent ajouter du temps de traitement, augmenter les coûts et introduire des points de défaillance potentiels.
• Middleware personnalisé : Les passerelles tierces peuvent utiliser un middleware personnalisé ou des API pour se connecter à PEPPOL. Ces composants supplémentaires peuvent entraîner une complexité et une transmission plus lente.
• Multiples concentrateurs ou agrégateurs : Dans certains cas, les factures passent par plusieurs concentrateurs ou agrégateurs avant d'atteindre PEPPOL. Dans ce cas, chaque concentrateur introduit une latence et des problèmes potentiels.

Solution Odoo : Odoo est un point d'accès (AP) et un éditeur de métadonnées de service (SMP) pour PEPPOL, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir des factures électroniques sans avoir besoin de formater manuellement les fichiers ou d'utiliser des services tiers. Cette intégration simplifie le processus et assure une communication transparente au sein du réseau.

Il s'intègre parfaitement à l'application Comptabilité d'Odoo. De cette manière, vous pouvez formater, générer et exporter des fichiers tels que des factures clients et des notes de crédit conformes à PEPPOL - le tout directement depuis Odoo.

02. Facturation rationalisée: L'avantage de l'automatisation

Problème courant: La plupart des passerelles manquent d'intégration robuste, ce qui nécessite des vérifications manuelles et des ajustements avant de transmettre les factures.

La solution d'Odoo: Son moteur d'automatisation orchestre l'ensemble du processus de facturation. Il remplit automatiquement les champs pertinents (tels que les détails de l'expéditeur et du destinataire) et valide les factures par rapport aux exigences de PEPPOL. Assurez-vous de respecter le format PEPPOL BIS Billing 3.0 avec Odoo et transformez les données de facturation en XML2 conforme à PEPPOL.

03. Réduction des coûts: L'efficacité de la facturation Odoo libérée

Problème courant: D'autres passerelles impliquent des processus manuels, ce qui entraîne des coûts de main-d'œuvre plus élevés et des erreurs potentielles.

Solution Odoo: En automatisant des tâches telles que la création, la validation et la livraison de factures, les organisations réduisent les coûts de main-d'œuvre. De plus, moins d'interventions manuelles signifient moins d'opportunités d'erreurs, évitant ainsi des rectifications coûteuses. Avec Odoo qui gère les tâches répétitives, vos équipes financières peuvent se concentrer sur des activités stratégiques plutôt que sur des saisies de données.

Vous pouvez également gagner un temps précieux dans les processus de facturation. Les factures passent sans problème de l'initiation à la transmission, des rappels et des approbations aux notifications. Il va sans dire que les processus automatisés accélèrent le traitement des factures. Si vos clients reçoivent des factures rapidement, vous serez payé plus rapidement. La trésorerie s'améliore, ce qui profite à la santé financière de l'organisation.

La meilleure nouvelle est qu'Odoo permet l'activation gratuite du format PEPPOL dans la version 17. D'autres passerelles peuvent facturer des fonctionnalités similaires, ce qui fait d'Odoo un choix économique.

04. Traçabilité améliorée et moins d'erreurs: Informations en temps réel

Problème courant: Les divergences dans les factures soumises peuvent entraîner des litiges et des problèmes de conformité. Si vous n'utilisez pas la passerelle officielle PEPPOL comme Odoo, il n'est pas impossible de connaître des retards de paiement, des pénalités de non-conformité, des inefficacités opérationnelles, des défis de suivi d'audit et des risques de sécurité des données.

Solution Odoo : Lors de la création de la facture, Odoo active les règles de validation. Ces règles vérifient les divergences, les informations manquantes ou les codes fiscaux incorrects. Par exemple, si des champs obligatoires sont incomplets ou si les taux d'imposition ne correspondent pas aux normes PEPPOL, Odoo signale ces problèmes tôt dans le processus. Il peut également valider la structure, le format et le contenu de la facture, ce qui garantit le respect des exigences PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications).

Avantage supplémentaire : L'ERP prend également en charge différents formats PEPPOL, notamment UBL 2.1, e-fff (Belgique), Factur-x/XRechnung (France/Allemagne), NLCIUS 2.1 (Pays-Bas) et EHF (Norvège), ce qui en fait une option polyvalente pour les entreprises opérant à l'échelle mondiale.

05. Meilleure conformité et sécurité : Échange de données renforcé

Problème courant : La plupart des passerelles ne respectent pas strictement le format PEPPOL EDI et ne tiennent pas compte des spécificités locales, ce qui affecte les transactions transfrontalières. Les transactions transfrontalières mal exécutées entraînent généralement des pertes financières, des risques juridiques, des retards opérationnels, des dommages à la réputation et des violations de la sécurité des données.

La solution d'Odoo : Vos données seront chiffrées pendant la transmission en utilisant AS2 pour remplacer les réseaux à valeur ajoutée précédemment utilisés pour l'échange de données.

AS2 code les fichiers en tant que "pièces jointes" dans un message S/MIME normalisé (un message AS2). Le contenu réel du fichier est généralement dans un format convenu séparément, tel que XML ou EDIFACT. Dans Odoo, vous pouvez signer et/ou chiffrer votre message.

Si demandé, un accusé de réception (Message Disposition Notification) est renvoyé à l'expéditeur d'origine après réception et traitement réussis du message AS2.

Pour se conformer aux lois locales dans différents pays, Odoo propose des fonctionnalités localisées pour des régions spécifiques, telles que l'Australie. Ces fonctionnalités comprennent des formats de taxation normalisés, de nouvelles configurations d'évaluation des stocks et des comptes de différence de change.

4 Caractéristiques clés de l'intégration Peppol d'Odoo pour la conformité à la facturation électronique

Maintenant que nous connaissons les avantages. Pas de problème; nous avons quatre principales fonctionnalités qui susciteront votre intérêt.

01. Génération de factures électroniques

Odoo génère une facture au format Universal Business Language (UBL). Ensuite, il l'enrichit avec des extensions spécifiques à PEPPOL et inclut des champs supplémentaires, tels que l'identifiant du participant PEPPOL (PEPPOL ID) et le type de document. Pour garantir qu'elle respecte la syntaxe et la structure de PEPPOL, la facture sera transformée en un document XML conforme à PEPPOL.

02. Vérification des contacts

Pour assurer une communication fluide avec des détails précis sur le destinataire, Odoo joue le rôle d'un vérificateur méticuleux.

Tout d'abord, le système ERP Odoo consulte le Registre des participants PEPPOL pour valider les informations du destinataire - Il vérifie l'identifiant PEPPOL du destinataire, en s'assurant qu'il correspond à la bonne organisation. Ensuite, il identifie le point d'accès PEPPOL (AP) du destinataire pour s'assurer que la facture électronique atteint le point d'accès prévu du destinataire pour un traitement ultérieur.

03. Envoyer des factures

En tant que coursier fiable, le système ERP permet la transmission directe des factures électroniques via le réseau PEPPOL. Voici comment cela fonctionne :

Odoo établit une connexion AS2 (Applicability Statement 2) avec le PEPPOL AP du destinataire. La facture XML conforme à PEPPOL sera ensuite envoyée à l'AP du destinataire et circulera à travers le réseau PEPPOL pour atteindre le système du destinataire. Après une livraison réussie, vous recevrez un accusé de réception (par exemple, un reçu PEPPOL).

04. Recevoir les factures des fournisseurs

La suite logicielle tout-en-un gère également les factures entrantes des fournisseurs via PEPPOL.

Lorsqu'un fournisseur envoie une facture électronique via PEPPOL, le point d'accès (AP) d'Odoo la reçoit via une connexion AS2. La facture XML PEPPOL entrante sera analysée pour extraire les informations pertinentes, puis valider la facture selon les normes PEPPOL.

Grâce aux fonctionnalités d'automatisation d'Odoo, d'autres processus seront déclenchés, tels que la mise à jour des comptes fournisseurs et des enregistrements d'inventaire.

Cas d'utilisation de PEPPOL dans la facturation électronique nationale

Vous avez encore besoin d'être convaincu que PEPPOL pourrait résoudre vos problèmes de facturation au-delà de l'UE ?

01. L'origine de l'utilisation de PEPPOL en Europe

En tant que groupe de pays travaillant étroitement ensemble, son objectif principal est de réduire les obstacles découlant de différentes exigences légales et du manque d'interopérabilité dans les échanges transfrontaliers.

La norme européenne (EN 16931-1:2017) définit le modèle sémantique d'une facture électronique. Elle garantit l'interopérabilité sémantique et la certitude juridique. Les syntaxes conformes à cette norme incluent UBL (Universal Business Language) et les messages de facture XML intersectoriels UN/CEFACT.

Et c'est ainsi que PEPPOL répond aux directives de l'UE et à la législation nationale en matière de facturation électronique.

02. Exigences réglementaires à Singapour : PEPPOL et InvoiceNow

L' Infocomm Media Development Authority (IMDA) de Singapour est devenue la première autorité nationale non européenne à rejoindre OpenPeppol en 2018, démontrant ainsi son engagement envers la transformation numérique.

Ne s'arrêtant pas là, Singapour a lancé un réseau de facturation électronique basé sur PEPPOL à l'échelle nationale en janvier 2019. Le réseau vise à améliorer l'efficacité, réduire les coûts, accélérer les paiements et promouvoir la durabilité. En même temps, il s'attaque au traitement manuel et aux frais administratifs.

Depuis le début de 2020, le gouvernement de Singapour a ajouté la facturation électronique via le Réseau de Facturation Électronique à l'Échelle Nationale , en en faisant le canal préféré pour les fournisseurs soumettant des factures au gouvernement.

En adoptant PEPPOL, les pays de l'ASEAN peuvent harmoniser les pratiques de facturation électronique à travers les frontières. Cette cohérence simplifie le commerce transfrontalier, réduit les frictions et renforce l'intégration économique, le tout dans le cadre de l' Accord-Cadre sur l'Économie Numérique .

Oui, bien que PEPPOL soit largement disponible dans Odoo 17, pour les versions antérieures d'Odoo, nous considérons toujours l'intégration de PEPPOL comme un avantage de localisation d'Odoo.

Embrasser l'avenir de la facturation électronique avec PEPPOL

La trajectoire de PEPPOL se dirige vers une direction mondiale.

Cela n'est pas surprenant car cela garantit la conformité réglementaire à travers les frontières, en s'alignant sur les directives de l'UE et les législations nationales pour des transactions transfrontalières sans problème. Quelques autres pays suivent le mouvement et adoptent la norme de la facture électronique comme la leur.

Son impact a été prouvé par l'initiative InvoiceNow de Singapour, qui accélère les paiements et réduit les charges administratives. Le rôle pionnier de Singapour en tant que première autorité PEPPOL non européenne offre des économies de coûts, des avantages environnementaux et des processus rationalisés - une triple menace favorisant une adoption généralisée.

Avec des gouvernements tels que Singapour qui soutiennent PEPPOL en tant que canal privilégié pour les fournisseurs, le moment d'agir est venu.

Assurez-vous de ne pas être laissé pour compte - essayez de rattraper Singapour et connectez votre Odoo avec le cutting-edge, globalized Odoo EDI .

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