Les petites et moyennes entreprises (PME) sont l'épine dorsale de l'économie mondiale , créant près de 70% des emplois et du PIB dans le monde.
Le meilleur exemple en est pendant la pandémie. Alors que les grandes entreprises s'effondraient, de nombreuses PME ont été à l'avant-garde de nouvelles innovations pour aider leur communauté pendant la crise et créer plus d'emplois.
La créativité et l'innovation sont la raison pour laquelle les PME ne resteront pas «petites» ou «moyennes» pour toujours.
Elles ont besoin d'un environnement qui leur permette de croître une fois que leurs innovations attirent de plus en plus de demande. Cela inclut d'avoir un système efficace pour permettre aux gens de continuer à générer des idées et à travailler plus efficacement pour suivre les grandes entreprises.
C'est l'utilité de la mise en œuvre d'ERP pour les PME. Il favorise la croissance en automatisant et en intégrant les processus commerciaux, tels que la finance, les RH, les ventes et les stocks. Les ERP permettent aux PME d'accéder à des données et des informations en temps réel pour prendre de bonnes décisions commerciales qui favorisent la croissance et l'efficacité, même avec un nombre limité de travailleurs.
Signes indiquant que votre PME a besoin d'un système ERP
Vous savez que votre entreprise se développe et vous savez qu'à terme vous aurez besoin d'un système ERP, mais comment savez-vous que votre ERP a besoin d'une mise à niveau ? C'est assez simple :
1. Le système autonome et la capacité de données deviennent inefficaces
Si vous remarquez que votre logiciel actuel et vos besoins en données nécessitent une mise à niveau pour gérer le volume croissant et la complexité de vos transactions commerciales. Ou si vous rencontrez des performances lentes, des plantages fréquents, des pertes de données ou des violations de sécurité - ce sont des signes indiquant que vous avez besoin d'un système ERP capable de s'adapter à la croissance de votre entreprise.
2. Processus inefficaces et manuels dans différents services
Saisir les mêmes données plusieurs fois, concilier les divergences de données ou traiter quotidiennement des erreurs humaines peut être épuisant. C'est inefficace et chronophage. Surtout si cela oblige votre équipe à effectuer beaucoup de travail manuel et à coordonner de nombreux services différents. Ce sont les signes indiquant que vous avez besoin d'un système ERP qui aide à automatiser vos flux de travail et à garantir l'exactitude des données partagées.
3. Manque de visibilité et d'intégration des données et des opérations commerciales
Si actuellement, votre entreprise ne peut pas avoir une vue claire de ses performances et de ses opérations, s'appuie trop sur des rapports incomplets ou doit passer d'un système à un autre pour accéder aux informations dont vous avez besoin - faites attention. Vous pourriez passer à côté de tendances, de schémas importants ou d'opportunités pour améliorer votre entreprise. Pensez à appliquer une implémentation ERP pour les PME .
4. Difficulté à répondre aux demandes et attentes des clients
Vous avez besoin d'un système ERP qui peut améliorer votre gestion de la relation client et la logistique. Supposons que vous ne puissiez plus répondre aux besoins et aux préférences de vos clients, que vous receviez des commentaires négatifs sur les problèmes logistiques - voire que vous perdiez des clients. Dans ce cas, c'est un indicateur que vous auriez besoin d'un système qui pourrait vous aider à suivre et gérer les niveaux de stock, à exécuter les commandes à temps et à fournir un service de qualité. Vous pourriez également envisager de mettre en place un système ERP pour les PME si vous le souhaitez. maximiser l'expérience d'achat en ligne de vos clients .
5. Coûts opérationnels et administratifs élevés
La plupart des PME n'ont pas le luxe de dépenser des coûts élevés pour exécuter et maintenir plusieurs systèmes pour différentes fonctions commerciales. Payer des mises à niveau matérielles, des licences logicielles, des frais de maintenance, des dépenses de formation, etc. pèse sur les finances d'une entreprise en croissance. Si votre petite entreprise dépense trop d'argent pour ces différentes technologies simplement pour suivre toutes vos opérations commerciales, vous devez envisager une mise à niveau vers un système ERP tout compris spécialement conçu pour les petites entreprises .
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Le meilleur moment pour mettre en œuvre un système ERP pour votre PME
Le bon moment pour mettre en œuvre un système ERP pour une PME varie en fonction de l'entreprise - certaines peuvent bénéficier de la mise en œuvre d'un système ERP dès le début, tandis que d'autres préfèrent attendre d'atteindre un certain niveau de croissance ou de complexité.
Par conséquent, la décision de mettre en œuvre un système ERP ne doit pas être basée sur une réponse unique, mais sur une analyse minutieuse de l'état actuel et futur de l'entreprise , les avantages et les coûts attendus du système ERP et la préparation et la volonté de l'organisation d'adopter le changement .
Analysons quelques bonnes pratiques et conseils pour déterminer le moment optimal pour votre PME.
1. Vous avez évalué vos besoins et objectifs commerciaux actuels et futurs.
Avant de réaliser une implémentation ERP pour les PME, vous devez avoir une compréhension claire de vos objectifs et défis commerciaux, et comment un système ERP peut vous aider à les atteindre.
Vous devez identifier les problèmes et lacunes dans vos processus, systèmes et données actuels, ainsi que les opportunités et avantages de les améliorer avec un système ERP.
Par exemple, si votre PME souhaite résoudre des problèmes insatisfaisants de gestion des stocks tels que les stocks insuffisants ou les stocks excessifs, vous pouvez utiliser un ERP comme Odoo et utilisez son module d'inventaire pour repérer automatiquement les tendances de l'inventaire et prévoir les pics de demande.
2. Votre entreprise a préparé des ressources disponibles et un budget
La mise en œuvre d'un ERP pour les PME nécessite un investissement important en temps, en argent et en ressources humaines.
Essayez d'évaluer combien vous pouvez vous permettre de dépenser et d'économiser ou de gagner grâce à un système ERP à long terme. N'oubliez pas d'évaluer la disponibilité et la préparation de votre personnel, de votre infrastructure et de vos données pour le projet de mise en œuvre de l'ERP.
Par exemple, supposons que vous êtes un petit fabricant qui souhaite améliorer l'efficacité et la rentabilité de votre entreprise. Avec un chiffre d'affaires annuel de 10 millions de dollars et 50 employés, vous avez d'abord analysé vos besoins et objectifs. Ensuite, choisissez une solution adaptée à votre secteur et répertoriez ce dont vous avez besoin pour que votre nouveau système atteigne vos objectifs commerciaux. Votre calcul vous permet d'allouer 300 000 dollars pour le système ERP et vous vous attendez à économiser ou à gagner 100 000 dollars par an grâce à cet investissement.
3. Vous avez terminé votre recherche sur les différentes solutions ERP
Lors du choix d'une solution ERP, assurez-vous de comparer et de contraster les différentes options et de trouver celle qui convient le mieux à vos objectifs et à votre budget. Certains facteurs à prendre en compte incluent la scalabilité, la flexibilité, la compatibilité, la sécurité et l'utilisabilité de la solution ERP.
Gardez à l'esprit qu'il existe plusieurs types de logiciels de planification des ressources pour les PME, tels que ERPNext ou NetSuite Oracle . Ils viennent tous avec des fonctionnalités, des fonctionnalités, des coûts et des avantages différents. Mais si votre entreprise nécessite une évolutivité et une abordabilité, vous devriez considérer Odoo comme l'un de vos meilleurs choix.
4. Votre entreprise a cartographié le projet de mise en œuvre de l'ERP
La mise en œuvre d'un système ERP pour les PME est complexe et longue et implique plusieurs étapes, tâches et parties prenantes.
Il est important de planifier et de gérer votre projet de mise en œuvre de l'ERP de manière systématique, afin que votre projet soit terminé à temps, dans les limites du budget et avec une perturbation minimale de vos opérations commerciales.
Ensuite, définissez la portée, le calendrier, les jalons, les rôles et les responsabilités du projet, et surveillez et contrôlez la progression et la qualité du projet.
L'un des problèmes les plus courants qui peuvent affecter le succès d'une mise en œuvre est le débordement de la portée. Lorsque la portée du projet change ou s'étend au-delà du plan initial, naturellement, le projet prendra plus de temps pour être terminé. En conséquence, vous dépenserez plus que prévu. Cela peut également causer des conflits internes et une insatisfaction parmi les parties prenantes.
5. Vous avez consulté des experts et des partenaires
En tenant compte de la complexité du processus, la mise en œuvre d'un système ERP n'est pas un projet DIY que vous pouvez réaliser seul. Il est préférable de demander l'aide professionnelle et les conseils d'experts et de partenaires qui ont les connaissances, les compétences et l'expérience en matière de mise en œuvre d'ERP. Consultez les fournisseurs d'ERP et assurez-vous qu'ils peuvent vous aider dans l'analyse, la conception, le développement, les tests, la formation et la maintenance de votre système.
Accordez une attention particulière à la recherche d'une équipe capable de vous aider dans la gestion de projet, le développement personnalisé, la localisation personnalisée (le cas échéant), hébergement du serveur, infrastructure système, intégration des données et support.
De plus, tenez compte du niveau de compétence et de la réputation des partenaires. Les partenaires de haut niveau ont généralement une équipe complète composée de consultants, d'analystes d'affaires, de formateurs et de personnel de support. Par exemple, un partenaire gold comme Portcities a la réputation de devenir le fournisseur de solutions informatiques tout-en-un qui se concentre pleinement sur les mises en œuvre Odoo et tous les services connexes.
Prêt à décider du meilleur logiciel de planification des ressources pour votre PME?
Concentrez-vous sur ce qui compte pour votre entreprise: innovation .
Surmontez les défis de votre PME liés aux processus inefficaces, aux coûts élevés et au manque de scalabilité en rationalisant et en automatisant vos opérations commerciales avec un logiciel de planification des ressources pour les PME. Choisissez un logiciel ERP qui permet l'intégration et l'analyse des données. Mieux encore, trouvez-en un qui peut améliorer votre relation client et, surtout, réduire vos dépenses.
Pensez à un système ERP pour les PME comme un investissement, pas un luxe. Avec un objectif clair et un excellent partenaire, une mise en œuvre peut vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux et rendre vos processus commerciaux plus efficaces et transparents.
Si vous êtes intéressé par la mise en œuvre d'un système ERP pour votre entreprise, vous pouvez toujours contacter Portcities . Nos experts peuvent vous aider avec la meilleure solution ERP pour votre PME et vous guider tout au long du processus de mise en œuvre.