7 conseils pour gérer votre entreprise à distance pour les managers et les leaders d'entreprise

Diriger votre propre entreprise, même en période de crise

L'impact sévère causé par COVID-19 a soudainement changé la façon dont nous passons notre temps dans notre vie quotidienne. « Faire un effort majeur pour réduire la densité humaine et garantir que les équipes sur place peuvent travailler en toute sécurité et en toute tranquillité d'esprit » , a déclaré Tim Cook, PDG d'Apple Inc.

Étant donné que les dirigeants d'entreprise sont habitués à la culture de bureau où ils peuvent montrer leur leadership compétent et inspirer leurs employés avec des commentaires motivants, ils doivent changer leur façon de diriger et de gérer.

  • Y a-t-il quelque chose à faire pour s'assurer que les projets avancent ?

  • Comment savez-vous si les employés remplissent leurs responsabilités ?

  • Comment obtenir une communication bidirectionnelle appropriée avec votre membre d'équipe

Le travail à distance est devenu populaire dans les entreprises de logiciels qui ont une main-d'œuvre mobile. Mais en ces moments cruciaux de l'épidémie de COVID-19, même si vous êtes dans des entreprises de fabrication ou de vente au détail, envisager de gérer une entreprise à distance est le meilleur moyen de faire avancer vos opérations jusqu'à nouvel ordre.

Alors, comment les gestionnaires et les propriétaires d'entreprise peuvent-ils le gérer?

Voici nos 7 conseils que nous recommandons aux gestionnaires et aux propriétaires d'entreprise pour travailler à distance, tous testés et éprouvés sur nos propres opérations et employés chez Port Cities.


1. Gérez les tâches dans une plateforme de gestion de projet tout-en-un

Une puissante plateforme de gestion de projet permet aux employés, en particulier à ceux qui travaillent en équipe, de collaborer lorsqu'ils travaillent sur des projets spécifiques.

Il existe de nombreux outils que les entreprises utilisent de nos jours pour la gestion de leurs projets, tels que Asana, Trello, Jira ou Monday.com. Cependant, la plupart des entreprises du secteur des services travaillent généralement sur plusieurs outils de gestion pour attribuer et gérer des tâches provenant de nombreux clients, ce qui rend plus difficile le suivi et le suivi des progrès.

Si votre équipe travaille toujours dans les bureaux, vous pouvez avoir une discussion directe sur l'avancement des projets et obtenir une réponse immédiate. Mais lorsque tout le monde reste à la maison dans leur zone de confort, les gestionnaires doivent avoir des moyens flexibles de vérifier et de gérer les tâches attribuées à leurs employés, de manière simple, afin de s'assurer que tout le monde respecte ses responsabilités.

Un bon logiciel de gestion de projet tout-en-un (comme Odoo Project ) peut résoudre plusieurs problèmes à la fois. Toutes les informations pertinentes sont rassemblées, utilisées et rapportées dans ce type de programme, avec les avantages suivants:

  • Facilité d'attribution des tâches avec des instructions claires: Si les tâches ne sont pas déléguées de la bonne manière, les employés ne peuvent pas savoir exactement quelles tâches doivent être prioritaires, combien de temps doit être consacré à chaque tâche ou quand est la date limite. Avec une plateforme comme Odoo, vous pouvez déléguer la tâche en presque aucun temps. En fonction de la capacité de chaque employé et de tout le temps passé, vous pouvez suivre les progrès et les comparer aux délais de chaque projet. Vous pouvez également diviser les tâches pour organiser vos projets en sous-tâches.

  • Gérer les ressources et planifier les tâches avec des délais pour toute l'équipe. Quelle est la capacité de votre équipe ? Combien d'employés sont pleinement occupés, combien d'entre eux n'ont pas suffisamment de tâches assignées ? Grâce à l'application de prévision/planification dans Odoo, vous pouvez voir la projection de votre capacité et la comparer à la réalité, en fonction des données réelles collectées grâce à une application de feuille de temps.

  • Gagner du temps et réduire les coûts pour rendre votre projet rentable Au lieu d'investir dans de nombreux outils de gestion de projet différents, un seul système peut résoudre tous vos problèmes. Si vous utilisez un ensemble d'applications Odoo pour l'ensemble de votre processus (prévoir les ressources, attribuer des tâches, suivre le temps et les progrès, facturer à votre client), vous pouvez automatiser certaines parties pour gagner du temps, mais aussi pour économiser des coûts.


2. Bonne préparation pour une réunion en ligne de l'entreprise

La réunion est l'une des activités les plus nécessaires dans les entreprises et les organisations pour passer en revue les performances ou annoncer les dernières nouvelles de l'entreprise. Les dirigeants d'entreprise, dans les entreprises où une réunion en face à face est une culture forte, ont du mal à mettre en place une réunion en ligne. Ils sont habitués à participer à des réunions tenues dans des salles de conférence avec un équipement entièrement préparé. Mais dans cette situation, vous devez envisager de réduire le nombre total et la durée des réunions, ainsi que de développer un savoir-faire pour organiser une réunion rapide, efficace et directe.

Il y a de nombreux aspects à préparer pour une réunion en ligne, vous devez vous assurer des points suivants:

  • Partagez l'heure exacte et la plateforme pour que les employés puissent rejoindre. Vous pouvez envoyer un e-mail ou laisser un message dans les canaux de communication pour informer des réunions. Dans vos messages, assurez-vous d'avoir déjà envoyé le lien vers la salle de réunion afin que tout le monde puisse y accéder.

  • Les documents nécessaires doivent être bien préparés et partagés avec vos employés afin qu'ils puissent faire les préparatifs nécessaires de leur côté.

Voici nos conseils pour bien organiser la réunion en ligne :

  • Installez-vous dans un endroit calme : Essayez de choisir un endroit calme avec un bon éclairage. Vous pouvez tenir la réunion dans votre bureau, à votre bureau ou sur le canapé du salon. Quels que soient vos endroits, assurez-vous de réduire le bruit perturbateur pendant que tout le monde se concentre sur la réunion en désactivant le microphone lorsque vous ne parlez pas.

  • Choisissez des outils de réunion en ligne adaptés. En raison de la pandémie de COVID-19 qui a contraint les employés à rester à la maison et à travailler, Zoom est devenu l'outil de réunion privilégié des entreprises et des organisations éducatives pour une configuration rapide. Mais ces derniers jours, Zoom a révélé des risques graves pour sa sécurité . Pour vous assurer que vos réunions ne seront pas interrompues, choisissez bien votre plateforme (nous chez Port Cities utilisons Google Meet).

  • Créez un ordre du jour et planifiez-le dans Google Calendar (ou tout autre outil de calendrier). Un ordre du jour clair informe tous les participants des sujets qui seront abordés, ainsi que de la contribution nécessaire de leur part. Essayez d'envoyer l'ordre du jour au moins 24 heures avant la réunion et demandez une confirmation de tous les participants.

  • Partagez les notes de réunion avec des messages exploitables pour vous assurer que vos coéquipiers ont une vue d'ensemble des prochaines étapes nécessaires.


3. Ayez un programme de formation clair et facile à comprendre en ligne

La plupart des gestionnaires choisissent souvent des outils de visioconférence comme Zoom ou Google Meet pour la formation. Cependant, seule une petite quantité d'entre eux enregistre réellement et stocke cette formation pour une utilisation ultérieure. Le choix d'une plateforme d'apprentissage en ligne est essentiel pour introduire avec succès ces méthodes innovantes de formation dans votre entreprise.

La plupart des gestionnaires choisissent souvent des outils de visioconférence comme Zoom ou Google Meet pour la formation. Cependant, seule une petite quantité d'entre eux enregistre réellement et stocke cette formation pour une utilisation ultérieure. Le choix d'une plateforme d'apprentissage en ligne est essentiel pour introduire avec succès ces méthodes innovantes de formation dans votre entreprise.

Avec une plateforme adaptée, vous créez des cours intéressants et interactifs pour vos employés, suivez facilement leur progression et testez leur compréhension. Une telle plateforme peut être construite avec presque aucun coût - consultez notre article sur comment construire une plateforme d'apprentissage en ligne dans Odoo en une après-midi .


4. Gestion flexible du temps, restez concentré sur les résultats

Les gestionnaires ou les dirigeants d'entreprise qui ont un style de microgestion peuvent considérer la situation actuelle comme un obstacle pour gérer leurs équipes. Travailler à domicile signifie que l'horaire de 9 à 5 comme au bureau ne peut pas être strictement respecté - les façons dont vous gérez votre équipe doivent être ajustées.

Les employeurs doivent comprendre le changement fondamental dans la vie des employés et reconnaître qu'ils doivent radicalement modifier leurs attentes en matière de travail jusqu'à ce que cette crise se calme. Un employé avec de jeunes enfants restant à la maison en raison de la fermeture des écoles essaie de s'occuper de ses enfants tout en se concentrant sur son travail, donc les horaires stricts de bureau ne s'appliquent pas dans de nombreux cas en ces temps en ligne.

L'une des solutions pour les gestionnaires afin d'améliorer la gestion du temps est de rester concentré sur les résultats.

Vous devriez définir un indicateur clé de performance clair pour toute l'équipe, ainsi que pour les individus, et suivre les progrès. Un conseil de l'équipe Port Cities est de permettre à vos subordonnés de vous envoyer un bref résumé chaque jour de ce qu'ils ont accompli, quel est le plan pour le lendemain et s'ils ont besoin d'aide.


5. Maintenir une communication claire lorsque vous n'êtes pas ensemble

Chaque équipe repose sur une interaction significative car elle aide à renforcer les relations, à établir la confiance, à soutenir la satisfaction dans l'entreprise et, surtout, à aider votre équipe à accomplir son travail.

Réunion d'appel 1-1 régulière

Les gestionnaires devraient avoir un appel 1-1 régulièrement. Le lundi est le meilleur moment pour la revue car vous pouvez facilement passer en revue les performances de la semaine dernière, ainsi que les priorités pour la semaine à venir. Voici des conseils pour rendre ces revues efficaces :

  • Discutez avec votre employé d'une réunion 1-1. Dites-lui ce qui se passera lors de la réunion et quels documents et connaissances doivent être préparés.

  • Créez un ordre du jour et envoyez une invitation au calendrier.

  • Configurez une plateforme de réunion en ligne. Il vaut mieux essayer une conférence vidéo régulière via un logiciel fiable.


Communication interne flexible

La partie la plus difficile pour les gestionnaires et les employeurs dans le travail à distance est l'équilibre entre la communication insuffisante et excessive. Ne laissez pas la journée de travail se passer sans rien dire à votre équipe. Mais essayez de ne pas empiéter trop sur le temps de votre équipe avec des e-mails, des appels téléphoniques ou des messages, ce qui peut être perçu comme une microgestion. Chaque gestionnaire a ses caractéristiques, vous pouvez donc définir de manière flexible leurs forces et faiblesses en matière de communication et choisir les meilleurs types de communication. Et aussi, vous devriez prendre en compte les aspects suivants :

  • Choisissez le bon moyen de livrer les messages. Les e-mails sont utilisés pour les annonces importantes ou les problèmes complexes nécessitant des instructions détaillées. Le ton et la voix des messages écrits dans les e-mails doivent être compétents et formels. Lorsque vous avez besoin d'une réponse immédiate de votre équipe, envoyez-leur des messages en groupe.

  • Rendez les salles de discussion de l'entreprise plus engagées. Toute entreprise moderne dispose toujours de salles de discussion où les employés peuvent obtenir des commentaires instantanés des gestionnaires, ainsi que partager et raconter les dernières actualités de l'entreprise.

  • Ne négligez pas les icônes dans les messages. Parfois, vos employés ne peuvent pas voir comment vous vous sentez, des émoticônes appropriées peuvent vous aider à être mieux compris.

6. Organisez des documents bien structurés et utilisez le partage de fichiers

L'accès rapide aux documents en ligne est encore plus important de nos jours, car les gens ne peuvent pas simplement vérifier les copies papier au bureau. En ce qui concerne les documents stockés en ligne, certaines entreprises sont conscientes de la confidentialité. Cependant, si vous gérez les paramètres de partage correctement et utilisez une plateforme fiable et sécurisée, les documents stockés en ligne sont plus sûrs que les copies papier au bureau. Pour vous assurer que votre équipe peut accéder rapidement à ces fichiers sans attendre votre réponse, vous devez être :

7. Organisez une intéressante activité de renforcement d'équipe virtuelle pour votre équipe

Le renforcement d'équipe est une partie cruciale de toute organisation pour maintenir la culture de votre entreprise en vie et connecter votre équipe. Mais la partie la plus difficile de cette activité est la distance lorsque les gens ne peuvent pas se rencontrer en personne. Vous voulez absolument présenter les nouveaux venus à votre équipe, ainsi que renforcer les liens entre les membres de votre équipe. Voici quelques conseils de Port Cities :

  • Identifiez le but du renforcement d'équipe. Parfois, vous constatez un problème de communication, parfois vous voulez simplement passer du temps avec vos collègues. La première étape consiste toujours à identifier votre motivation pour organiser un renforcement d'équipe afin qu'une activité appropriée puisse être choisie.

  • Concevez un programme de renforcement d'équipe que tout le monde peut apprécier et qui correspond à votre objectif pour le renforcement d'équipe. Un jeu de charades peut aider à améliorer la communication, et un atelier de travaux manuels intéressant peut aider votre équipe à se détendre et à profiter de leur temps ensemble. Il existe d'innombrables options pour les activités de renforcement d'équipe en ligne Assurez-vous simplement de sélectionner celui qui convient le mieux à vos membres d'équipe et à l'objectif de la construction de l'équipe.

  • Préparez un calendrier, des outils et des plateformes que tout le monde peut partager et voir les uns les autres. Assurez-vous de donner toutes les informations sur la manière dont vos collègues doivent se connecter à l'activité et ce qu'ils doivent préparer à l'avance.


En fin de compte

COVID-19 ne montre actuellement aucun signe de diminution dans le monde. Nous n'avons pas d'autre choix que d'accepter cette situation et en tirer le meilleur parti. Construire la culture de l'entreprise pendant la pandémie sera une expérience. Profitez de ce temps pour améliorer vos compétences en gestion et aider également à guider votre entreprise à travers cette crise.

De nos jours, de nombreuses applications utiles pour les entreprises de services peut nous aider à gérer nos entreprises à distance. Travailler à distance est actuellement non seulement une nécessité, mais cela devient de plus en plus populaire parmi les employés. Avec toutes les options actuelles sur le marché, nous pouvons maintenant avoir une période de test pour voir à quoi ressemblera l'avenir du travail à domicile. Parce que le travail à distance ne s'arrêtera pas, même après la fin de la pandémie de COVID-19.

Les villes portuaires peuvent vous aider à suivre la tendance pour gérer votre entreprise en ligne. Contactez notre consultant et discutons de la façon dont même votre entreprise peut être gérée en ligne.

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